5 astuces digitales de manager qui donnent de gros résultats. J’utilise l’astuce #1 dans cet article

[insérer ici ce que vous voulez mieux faire] ? » Mais mon expérience tend à montrer que ça n’est pas d’abord en multipliant les outils qu’on progresse. C’est en allant un tout petit peu plus loin dans les outils qu’on a déjà.

En fait, il y a 5 astuces en particulier qui peuvent faire une énorme différence. Elles semblent insignifiantes. Rébarbatives. Elles n’ont rien d’innovant techniquement (c’est la façon dont je m’en sers qui fait la différence).

#1 – Taper à 10 doigts (je vous avais prévenu)

Quand j’ai formé le projet de quitter mon premier job, je n’avais pas de diplôme et tout ce que je savais faire (d’après moi), c’était des pages web. Alors j’ai fait mon CV sous forme d’une page web. Et en pied, j’ai ajouté une photo de moi, de dos, en train de simuler un saut dans le vide en Islande. En mode « embauchez-moi, je suis prêt à tout !! »

J’ai aussi écrit un article sur mon blog personnel pour exprimer ce que je recherchais, notamment qu’on m’exploite à ma juste mesure (ni trop, ni trop peu. Rien que ça 😂 ).

Depuis quelque temps, je lisais le blog de quelqu’un que je trouvais visionnaire et enthousiasmant. Je lui ai envoyé le lien de mon CV en lui demandant s’il voudrait bien m’en renvoyer un conseil. Il m’a répondu 2h plus tard en me proposant un RV. Puis j’ai rencontré son associé. Lequel m’a fait comprendre qu’il avait bien lu l’article de mon blog.

Quand je suis arrivé le premier jour, premier salarié de cette entreprise qui était la première non-américaine dans son métier (donc la 6ème au monde), il y avait un PC portable sur mon bureau. J’étais seul. Je me suis dit « bon, il a l’air de l’avoir pris au sérieux. Il va falloir que je gagne du temps. » Et j’ai décidé d’apprendre à taper à 10 doigts.

C’était il y a près de 15 ans et il y avait déjà d’innombrables sites gratuits pour apprendre à taper à 10 doigts. (c’est-à-dire sans regarder son clavier du tout ni faire aucune faute de frappe)

À raison de 20 minutes par jour pendant 2 semaines, c’était plié. Faites le calcul : en moins d’un jour-homme, j’avais multiplié ma vitesse de frappe. À vie.

« Comment vous faites ?! Vous avez un logiciel qui écrit tout ce qu’on dit ?? »

Quel avantage est-ce que j’en tire ? Eh bien, par exemple, en visio, je peux taper tout ce que disent mes interlocuteurs. Tout en étant présent à la discussion. Quand je les fais relire mes notes, avant la fin du rendez-vous, non seulement ça fait son petit effet mais ça permet de s’assurer que mes notes sont parfaitement fidèles à ce qui a été dit.

Souvent, en parcourant le document, ils réagissent : « mais comment vous faites ?! Vous avez un logiciel qui écrit tout ce qu’on dit ?? »

La synthèse que nous produisons pour le client après le rendez-vous est d’autant mieux synchronisée avec le client. Et s’avère être un élément clé de la décision.

En tant que manager, on est responsable de donner les meilleurs résultats possibles avec son équipe. Donc 1) on est responsable de la productivité de l’équipe et 2) on doit être exemplaire. Et comme, en plus, ça apporte TELLEMENT de satisfaction par rapport à l’investissement…

Vous voulez apprendre ? Commencez tout de suite sur Typing Club.
(recommandé par mon collègue Cyrille, auteur de la chaîne Fastlearner)

#2 – “Au démarrage” 💻

Ça se passe il y a une dizaine d’années, dans une grande entreprise aéronautique franco-allemande.

Dans un open space (un espace ouvert, quoi), une personne s’approche de quelqu’un qui est assis à son poste de travail (appelons-le Manu). Elle demande à Manu s’il a reçu telle info d’un client.

Manu ferme le mail qu’il était en train d’écrire. Il ferme son calendrier Outlook. Il ferme Outlook. Il attend (quoi ?…). Puis il double-clique l’icône Outlook. L’écran d’attente apparaît pendant de longues secondes. Une fois Outlook ouvert, Manu parcourt longuement sa liste de mails puis la sentence tombe : « non, je ne l’ai pas reçue. »

Ça peut faire sourire. Manu a perdu beaucoup de temps : il a fermé toutes ses fenêtres pour rien. Il a attendu la réouverture pour rien. Il a parcouru une liste au lieu d’utiliser le moteur de recherche.

En fait, Manu se rend le travail bien plus difficile… par ignorance. Un des grands chantiers de simplification, c’est de développer la culture de la simplification. L’envie et le réflexe de se simplifier le travail. Et de mettre chaque jour le doigt sur un gain de 2 secondes. (lire l’excellent 2-Second Lean)

Nous sommes tous des Manu. Tous les jours, nous effectuons d’innombrables actions… inutiles ! En lean, on appelle ça du gaspillage.

Or quelle est l’action que nous faisons tous quand nous démarrons notre ordi ? Lancer le navigateur web. Par défaut, celui-ci s’ouvre sur une page d’accueil. Et s’il rouvrait automatiquement les pages qui étaient ouvertes au moment où l’ordi a été éteint ?

Il suffit de demander, une fois pour toutes, de « reprendre où vous avez arrêté. »

Je viens de recompter : dans Google Chrome, ça prend 5 clics (incluant le clic de fermeture des paramètres).
Voici comment faire sur Chrome, sur Firefox, sur Safari et sur Edge.

Allez, pour les plus geeks*, voici ce que j’utilise vraiment au quotidien pour étendre ce principe à tous mes projets et routines : Workona. Enjoy!

#3 – Mettre en évidence vos blocs de temps dans votre agenda

J’ai suivi la formaction de Cédric Watine « Système d’Organisation Réaliste ».

Un des effets inattendus de cette formaction a été de clarifier mon temps de travail aux yeux de mes collègues aussi !

Dans mon agenda, je prévois des blocs de temps pour les différents sujets ou types de tâches. Et je leur donne une couleur particulière, à la fois pour les repérer (= tout ce qui peut être déplacé) et pour me stimuler.

J’adore le jaune, ça me met en énergie, je l’associe à la créativité et j’adore créer. Et ça marche même en associant le jaune aux tâches rébarbatives, des blocs que Cédric appelle « Abattage ».

[Bonus 1] Mes collègues voient le jaune dans mon agenda. Bien sûr, ils voient aussi les intitulés des événements. Mais quand c’est jaune, ils savent que c’est quelque chose que je dois faire et que ça peut éventuellement être déplacé. Par défaut, ils ne s’y autorisent pas. Mais c’est précieux de pouvoir utiliser cette souplesse.

[Bonus 2] En faisant ça, vous donnez l’exemple (surtout si vous respectez ce qui est écrit dans votre agenda 😉 ). Car le temps est fini et les tâches infinies. On ne peut avancer qu’en prenant le temps… de l’organiser.

#4 – Limiter les outils de discussion de l’équipe à… 1 ☝️

Dans votre équipe, peut-être que des messages s’échangent par mail, chat (Teams, Google Chat, Slack…), WhatsApp, SMS, LinkedIn…

C’est invivable. Et vous ne savez plus qui a dit quoi à quel endroit. 

L’outil choisi peut comprendre plusieurs canaux, c’est OK. Par exemple un canal qui comprend toute l’équipe et le quotidien, un canal pour les urgences dans l’équipe et un canal 1-to-1 avec chaque membre de l’équipe. Dans l’exemple de Teams, vous auriez une équipe et un ou plusieurs canaux dans cette équipe + les canaux 1-to-1.

Attention : au départ, n’utilisez qu’un seul canal. Ne créez un nouveau canal que s’il y en a vraiment besoin, pas pour le plaisir de classer (si vous faites ça, vous réduisez immédiatement la spontanéité donc les échanges et la productivité).

[Bonus] Pour donner la priorité à votre équipe, vous saurez désormais quel outil regarder, au lieu de vérifier dans tous vos outils s’il n’y a pas des messages de leur part (et c’est un bon argument pour pousser votre équipe à choisir un outil).

« Il semble que la perfection soit atteinte non lorsqu’il n’y a rien à ajouter
mais lorsqu’il n’y a rien à retrancher. »
Antoine de Saint-Exupéry

#5 – Collaborer uniquement sur des outils partagés

Ex. : onglet « Fichiers » dans Teams, dossier d’équipe dans Google Drive, Miro, Trello/Asana/Planner/Smartsheet…

Refusez les pièces jointes dans votre équipe, qu’elles circulent par mail/Teams/chat ou quoi que ce soit d’autre.

Faites passer votre équipe de “Envoyer” à “Partager”.

Vous gagnerez un temps fou pour avancer le travail. Vous économiserez des tonnes de messages. Et vous donnerez un coup de booster à la culture du partage productif dans votre équipe.

Pour finir…

Toutes ces astuces demandent peu d’effort à implémenter et peuvent conduire à de gros résultats. Une fois qu’elles sont implémentées, il n’y a pas de risque de revenir en arrière. C’est à vie.

J’espère que vous allez en exploiter au moins une. Et si vous voulez ajouter quelque chose ou suggérer une autre astuce, tous les prochains lecteurs vous en seront reconnaissants : postez votre message en commentaire ci-dessous.

Tous vos commentaires sont les bienvenus : je les lis tous et j’améliorerai cet article selon vos questions et suggestions.

* Geek : venant de moi, ça signifie « qui investit du temps pour en gagner ».