Témoignage Comment Simplifier et automatiser un reporting chronophage et peu fiable ?

Arkea Banque Entreprises & Institutionnels est une filiale du groupe Crédit Mutuel Arkea qui accompagne les entreprises, les collectivités publiques, les institutionnels, et le secteur de l’immobilier à travers 21 implantations en France.

Le service Contentieux a pour mission de déclarer et recouvrer les créances des clients sous procédure collective.

Problèmes : un reporting très chronophage et manquant de fiabilité

Inconvénients et risques de l’existant :

• Nombre de fichiers à prendre en compte trop élevé : 12 tableurs manuels + extraction de l’outil métier.
• Manque de fiabilité des données à cause des multiples manipulations
• Opération très chronophage (2 personnes x 1 jour = 2 jours-hommes pour chaque revue)

Objectifs

Automatiser le reporting pour le contentieux :

➜ Obtenir un gain opérationnel : limiter la saisie, libérer du temps pour des opérations à plus forte valeur ajoutée
➜ Gagner en confort pour les équipes
➜ Assurer un haut niveau de fiabilité
➜ Simplifier la consultation pour les organes de décision de la banque

Méthode

Approche pratique avec boucles de feedback :

★ Approche itérative plutôt que cahier des charges : simplifications successives opérationnelles.
★ Mise à contribution des personnes directement concernées par le processus (ceux qui font le job).
★ Nettoyage du processus existant privilégié sur l’ajout de processus.
★ Utilisation des outils déjà disponibles dans l’entreprise.

Résultats : un rapport automatisé, plus lisible, plus efficace, et une montée en compétences

➜ Hyper simple à produire : on n’a plus qu’à faire l’extraction, l’injecter et les graphiques s’actualisent automatiquement.
➜ Confort ++ pour les équipes
➜ Bonus 1 : la présentation finale, mieux conçue, a suscité des retours positifs.
➜ Bonus 2 : ça m’a aussi apporté une forte connaissance de Google Sheets.

À quel point es-tu content de ce travail ?

9/10

La seule difficulté au début a été le cadrage. On a eu du mal à s’accorder sur la méthode et les priorités.

Le travail avec Fruxio a été très constructif, le consultant se rendait disponible.

Le résultat est celui escompté.

Le regard du département Inno & Transfo : “esprit critique (…) simplification des échanges”

Fabienne Le Bris (Département Innovation & Transformation) a travaillé avec Fruxio sur plusieurs projets de simplification.

Les points positifs dans les actions de Fruxio :

★ Le regard extérieur.

★ L’esprit critique du consultant et la capacité à remettre en cause nos processus existants.

★ La simplification des échanges, avec une tierce personne en animation.

Les points réguliers avec Fruxio étaient conviviaux et ouverts.

Fruxio nous a également aidé à identifier les sujets clés à traiter en atelier.