Johary RAKOTOMALALA ,
Directeur des opérations
La solution proposée correspond exactement à ce qu’il nous fallait : du sur-mesure, simple et efficace. Aujourd’hui, on est beaucoup plus organisés, on ne perd plus de demandes, et on a une vraie visibilité sur nos achats. Ça nous a aussi ouvert les yeux : on peut simplifier beaucoup d’autres choses en interne.
Triumph International est une entreprise spécialisée dans la fourniture d’équipements professionnels. Elle opère principalement en B2B à Madagascar et intervient auprès d’entreprises de tous secteurs. Son activité repose notamment sur la maintenance, le dépannage et la fourniture de pièces techniques, souvent dans des contextes d’urgence où la réactivité est clé.
Johary Rakotomalala est Directeur des opérations chez Triumph International. À ce titre, il supervise l’ensemble des opérations, dont les achats, un maillon critique de l’activité.
Problème : Un processus d’achat complexe, lourd et source de pertes de temps
- Processus ultra administratif : multiplication des étapes, signatures et documents papier
- Manque de fluidité : enchaînement de validations ralentissant les achats
- Risque d’oubli : certaines demandes se perdaient dans les papiers
- Manque de visibilité : difficulté à suivre l’état d’avancement des demandes
- Sollicitations constantes : Le directeur des opérations était interrompu en permanence pour valider des demandes urgentes
- Complexité variable mal maîtrisée : gestion identique pour des achats simples (rame papier) et complexes (pièces techniques critiques)
- Charge mentale élevée : difficulté à prioriser et piloter efficacement
Objectifs
- Simplifier et fluidifier le processus d’achat
- Réduire les tâches administratives inutiles
- Sécuriser les validations tout en gagnant en rapidité
- Apporter de la visibilité sur l’ensemble des demandes
- Éviter les oublis et améliorer la traçabilité
- Soulager les équipes et réduire les sollicitations
- Maintenir la conformité tout en gagnant en efficacité
Méthode
- Cartographie complète du processus existant : identification d’une véritable “usine à gaz”
- Tri des étapes : distinction entre étapes obligatoires (conformité) et superflues
- Simplification ciblée : conservation des validations nécessaires uniquement
- Mise en place d’un outil simple et centralisé : un fichier partagé pour piloter les demandes
- Digitalisation des validations : remplacement de certaines signatures par des validations directes dans l’outil
- Co-construction avec les équipes : adaptation à la réalité terrain
- Approche pragmatique et sur-mesure : une solution “taillée exactement pour le besoin”
Résultats
➜ Gain de temps significatif (non quantifié mais clairement ressenti)
➜ 100% de traçabilité : toutes les demandes sont désormais identifiées et suivies (30 à 40 par mois en moyenne)
➜ Zéro oubli : fin des demandes perdues dans les papiers (
➜ Visibilité globale en temps réel : suivi en temps réel des achats et de l’historique prix, fournisseurs, volumes accessibles facilement
➜ Allègement des sollicitations opérationnelles: moins d’interruptions pour validation
➜ Réduction significative des signatures (-25% au minimum).
➜ Sécurisation des données : passage d’un classeur à une base de données numérique sécurisée
➜ Amélioration de la prise de décision : plus rapide et plus éclairée
➜ Satisfaction client améliorée : capacité à expliquer et justifier les délais
➜ Réduction du papier : impact positif environnemental
➜ Adoption rapide : 4 utilisateurs quotidiens, impact indirect sur toute l’entreprise
À quel point es-tu content de ce travail ?
Je suis très satisfait du travail réalisé. Au-delà des gains opérationnels, cette transformation me permet :
- de reprendre le contrôle sur un processus critique
- de réduire ma charge mentale
- d’être plus serein dans mes décisions
- d’améliorer la performance globale de mes équipes