Entre 2002 et 2004, le ministère de l’éducation nationale définit le projet prioritaire SDET* Il propose alors un cahier des charges pour la mise en place des ENT*. Existe-t-il dans l’éducation, une solution Google Apps pour tous ?
Ces environnements ont pour but de :
Masquer la complexité technique, ces espaces numériques de travail permettent aux utilisateurs de se concentrer sur les apports des TIC pour la pédagogie et l’organisation de l’établissement d’enseignement. (…)
Pour un élève, un espace numérique de travail, c’est la possibilité d’accéder en ligne, dans ou hors de l’établissement, à son emploi du temps, son cahier de texte, ses notes mais aussi de consulter des ressources documentaires ou des éléments de cours mis à disposition par les professeurs et de travailler en collaboration avec ses camarades.
On retrouve dans cette définition la double préoccupation de rendre l’informatique invisible tout en facilitant les flux d’information et la collaboration. Cela traduit notamment la volonté de mettre en place un workflow pour l’éducation, et de permettre aux élèves de travailler plus facilement en groupe. Après tout, ces deux derniers sujets sont aussi des questions essentielles du fonctionnement des entreprises. Il semble donc logique et sain que les étudiants en profitent et s’y habituent dès avant leur arrivée sur le marché du travail. En fait, la différence entre un cursus éducatif de 20 ans au cours duquel les évaluations sont principalement individuelles, et le monde professionnel, où on travaille beaucoup en équipe (qu’il s’agisse de collègues internes, de clients, fournisseurs, etc.) est souvent ressentie brutalement par les jeunes diplômés… et leurs collègues plus âgés !
Suite au projet initié par le ministère de l’éducation nationale, nombre de sociétés ont proposé leur environnement numérique, à destination des écoles primaires, des études secondaires et jusqu’aux études supérieures. La suite Google Apps Édition Éducation répond elle aussi à cette problématique, au moins pour la partie collaborative.
Comment ces différents outils se différencient-ils ? Tour d’horizon.
Que proposent les ENT ?
J’ai pu parcourir certaines de ces plate-formes : au total, j’en ai testé quatre directement via des comptes d’étudiants ou de personnel scolaire et trois par les démonstrations disponibles en ligne.
Quatre autres plate-formes ont été analysées sur la base de la documentation fournie. Je ne cite donc pas ici les noms des produits ou sociétés qui ont développer ces outils car la comparaison ne saurait être complète avec ces seuls éléments. Par ailleurs, la liste n’est pas exhaustive. Vos contributions sont les bienvenues pour compléter cette étude ! Les différents environnement ont été parcouru selon les critères suivants :
- Communication : tous proposent une boite e-mail avec une adresse unique pour chaque personne ainsi que l’accès à un agenda commun.
- Suivi social : toutes les solutions destinées aux enseignements primaire et secondaire proposent des outils d’interaction avec les parents, les élèves étant mineurs pour la plupart : bulletin de note, carnet de correspondance, cahier de texte, gestion des absences.
- Collaboration : tous les environnements proposent une boîte de dépôt permettant l’échange de documents. Certains proposent des sites collaboratifs (“wikis”), des blogs, ou l’édition de sites web internes à l’ENT.
- Accessibilité : tous offrent la possibilité de se connecter via une connexion à Internet depuis n’importe quel ordinateur.
- Mobilité : sur les onze solutions passés en revue, une seule dispose d’un format pour téléphone mobile (smartphone).
- Langues : une seule solution propose une traduction du contenu pour les élèves non francophones.
- Vie de l’établissement : tous proposent un espace donnant accès à l’actualité de l’établissement.
- Infrastructure : certains sont hébergés chez le prestataire de service en mode SaaS et d’autres proposent un hébergement sur les serveurs internes de la structure éducative.
- Sécurité : un antispam est proposé pour la totalité des environnements. Chacun assure la sécurité et la confidentialité des données, qu’il s’agisse d’un hébergement en mode SaaS ou bien qu’il s’agisse d’un hébergement interne pour la structure éducative. Enfin, les connexions sont toutes sécurisées.
- Ergonomie : concernant ce point, et sur les plate-formes ayant pu être testées, la navigation est très classique, c’est-à-dire de page en page. Le temps de chargement peut parfois être long.
Google Apps Édition Éducation : la meilleure ?
Google Apps for Education
Commençons plutôt par ce qu’il ne propose pas
Aucun suivi social n’est en réalité proposé par Google Apps Édition Éducation nativement. Pas de correspondance avec les parents, pas de relevés de notes, ou pas de cahier de correspondance. A première vue donc, cela ne semble pas vraiment adapté au milieu éducatif traditionnel.
Finalement, avec des solutions de type cloud computing, n’aurait-on pas intérêt à choisir une bonne solution de suivi social et une bonne solution de collaboration, pour les connecter entre elles et avoir ainsi le meilleur outil possible ? Il est possible que cette approche soit plus efficace que la recherche du mouton à 5 pattes.
Par ailleurs, la question du suivi social par les parents ne se pose plus pour l’enseignement supérieur. Mais il est vrai qu’un meilleur suivi, centralisé, des notes par les enseignants et les étudiants eux-mêmes ne seraient pas du luxe pour alléger le travail de secrétariats surchargés.
Pour ce qui concerne les actualités de la vie de l’établissement, on peut facilement imaginer un Google Site pour les informations relativement statiques.
Une grande école de commerce française, déjà équipée de Google Apps Édition Éducation depuis 2009, use et abuse par exemple du caractère illimité des notifications par SMS de Google Agenda : dès qu’un cours est déplacé d’une salle à l’autre ou décalé dans ses horaires, le secrétariat modifie l’événement dans Google Agenda et tous les élèves concernés reçoivent immédiatement un SMS avec les nouveaux détails.
Google Apps Édition Éducation est une suite bureautique conçue pour permettre une transition simple et efficace entre nos anciens outils bureautiques (ceux que nous avons utilisés de 1990 à 2010) et la mise en réseau des personnes pour une collaboration instantanée, permanente.
Mais continuons l’évaluation de Google Apps Édition Éducation d’après les critères évoqués pour les ENT :
Communication : une adresse e-mail unique pour chaque utilisateur grâce à Gmail, avec 25 Go de stockage par personne, le chat (texte, audio et vidéo) intégré, le moteur de recherche et le regroupement des messages en conversation. Bref, enfin une messagerie adaptée au volume de message qu’on reçoit aujourd’hui.Réunir le chat et l’e-mail en un seul outil est tout simplement génial : en fonction de la situation, de la durée prévisible d’une discussion, du moment de la journée, etc… on choisit d’envoyer un e-mail, de démarrer un chat ou même une conversation vidéo. Tout ça depuis une seule et même page web !Google Agenda permet de partager les calendriers, y compris avec des personnes à l’extérieur de l’établissement si l’administrateur informatique l’autorise. Google Contacts permet très simplement de créer des groupes de contacts partagés, donc de tenir à jour un carnet d’adresses sans que chacun des utilisateurs n’ait à faire cette mise à jour.
1.Collaboration : ici Google Apps for Education se démarque principalement grâce à Google Documents. C’est un véritable outil de collaboration en temps réel. La meilleure manière de vous expliquer reste cette vidéo.Les organisations qui ont adopté Google Documents n’en reviennent toujours pas : le temps gagné pour faire avancer un document, un projet, bref, pour travailler se compte en demies journées hebdomadaires par personne ! (c’est en tout cas ce que nous observons chez nos clients).
Les autres outils de collaboration offerts sont :
- Google Sites, qui permet de créer facilement des sites web et de les partager comme on le fait avec Google Documents (par exemple un Wikipédia interne)
- Google Vidéo pour partager… des vidéos (incroyable, non ?)
- Google Groupes, qui permet à la structure de créer et modérer ses propres forums en gérant les options de partage
2. Accessibilité : ces outils sont accessibles via une connexion Internet depuis n’importe quel objet d’accès (PC, Mac, smartphone…).
3. Mobilité : des applications mobiles existent pour les outils mis à disposition et il est aussi très simple de synchroniser Gmail, Google Agenda et Google Contacts avec un smartphone (Blackberry, iPhone, Android, Nokia…).
4.Langues : non seulement ces outils sont utilisables dans des dizaines de langues (que l’utilisateur choisit en deux clics) mais ils incluent des outils de traduction efficaces.Par exemple, Gmail peut automatiquement proposer de traduire dans votre langue tout message écrit en langue étrangère, quelle qu’elle soit.Google Docs contient une fonction de traduction de l’ensemble du document, de même que Google Sites : pratique pour créer un intranet en français qui pourra être visité par des étudiants étrangers dans leurs langues.
5.Infrastructure : tout est hébergé dans les centres de calcul de Google, des usines d’énergie informatiques dans lesquelles sont investis près d’un milliard de dollars chaque trimestre. Il n’y a pas d’infrastucture à gérer en interne, ni installatation de logiciel, mise à jour, antivirus, antispam, etc.
6.Sécurité. Et je sais le sujet épineux concernant le cloud computing. Google assure la sécurité ainsi que la confidentialité des données.Les données appartiennent à l’école, pas à Google (en anglais). Et peut-on raisonnablement penser que l’infrastructure d’une université, aussi bien équipée soit-elle, est aussi bien protégée que celle de Google ?Pour la protection contre le piratage, nul besoin de rappeler qu’une société comme Google demeure une des mieux armées à ce sujet. Enfin, les connexions sont sécurisées (“https”, comme lorsque l’on consulte son compte bancaire).
7.Ergonomie : à la différence d’une navigation classique (par rechargement de page), certains outils proposés sont de véritables applications. Les exemples de Google Agenda, permettant de créer un évènement un un clic, et de Google Documents qui permet la collaboration de 2, 10, 50 personnes en temps réel (voir vidéo plus haut) le montrent parfaitement.
Certains l’utilisent déjà : Nombre d’universités l’utilisent à travers le monde (chiffres). En France, par exemple : le groupe ESSEC, le groupe ESC Lille, les Arts et Métiers, l’Inseec, et l’Externat Saint Honoré d’Eylau.
Oui mais à quel prix ?
A la différence des ENT classiques, c’est gratuit !
Google Apps for Education ne coûte rien
Compte tenu des changement actuels dans les universités dus à leur accès à l’autonomie, on sait que le budget est essentiel. Alors pourquoi se priver d’un outil de communication ultra-moderne, simple, efficace et gratuit ? Son adaptabilité à des structures du primaire ou du secondaire est certes discutable, à cause de l’absence d’outil natif pour le suivi social.
En revanche, dans l’enseignement supérieur, Google Apps for Education offre un véritable outil de collaboration et de partage : un véritable outil de travail, invisible par sa simplicité et sa fluidité.
Qu’attendons-nous pour nous simplifier la vie ?