Voici le mail que nous avons envoyé le 20 mars 2020 aux inscrits de notre tout premier webinaire. Le titre de l’article est celui du mail.

Titre : copyright Hélène Delmotte

Bonsoir,

D’abord, MERCI pour votre présence, votre attention, vos contributions… et tous vos messages de sympathie !!
Ça nous va droit au coeur et nous encourage beaucoup.

Cet après-midi, vous avez reçu un mail vous indiquant une panne et un changement d’outil pour notre webinaire.
Certains d’entre vous sont restés à la porte 10 minutes avant de penser à cliquer la flèche de lecture ou à aller sur notre chaîne YouTube.
D’autres ont attendu bien plus longtemps et sans nouvelles parce que nous n’avions pas pu récupérer leur mail sur la plateforme de webinaire, du fait de la panne.

Nous vous présentons nos excuses pour cette expérience.

Nous avons souhaité vous apporter plus de détails sur ce qui s’est passé.
A la fois par souci de transparence et pour que vous puissiez progresser à travers notre expérience. Nous vous racontons tout ça plus bas dans ce message.

SVP dites-nous à quelles questions vous aimeriez que nous répondions maintenant : prenez 2 minutes pour ces quelques questions clés ! C’est ça qui va nous aider à ajuster le webinaire de lundi et la suite.

Et comme promis, voici le replay et des ressources qui contiennent des tas de pépites (mais vraiment des tas) :

Digital Collab - Webinaire 1.png

 

Et toujours le site des webinaires : à partager à fond avant lundi 13h SVP.
Nous avons déjà commencé à faire évoluer ce deuxième webinaire.

Tic-tac, tic-tac

Dimanche 2 mars, j’ai imaginé que nous devrions proposer un webinaire gratuit que je réaliserais seul pour encourager les entreprises à s’organiser en prévision de la crise qui se préparait.

Les jours passant, j’ai constaté qu’il y avait à la fois peu de conscience du danger (donc peu d’intérêt pour le webinaire) et une montée en puissance des sollicitations liées à l’épidémie. L’Apm, par exemple, en la personne d’Anne Van Gaver, m’a sollicité dès cette semaine du 3 mars pour organiser 2 webinaires à 15 jours de là.

Du jeudi 12 au lundi 16 mars, tout s’accélère. Le lundi a été l’une de mes plus longues journées de travail depuis bien longtemps. C’était la panique. On le voit d’ailleurs sur cette vidéo que j’ai enregistrée mardi matin.

Dans la soirée du mardi 17 mars, je discute avec Agnès de Rocheprise, membre de l’équipe Digital Collab. La conclusion : la détresse que nous observons est trop grande et les circonstances liées à l’épidémie trop dynamiques. Le webinaire que nous pensions organiser pour jeudi 26 mars doit être avancé.

Nous décidons de le réaliser en 2 parties : vendredi 20 mars et lundi 23 mars.

C’est un challenge. Nous ignorons :

  • Qui peut y participer

  • Quel format donner au webinaire

  • Qui va être intéressé

  • Quel outil utiliser pour le webinaire

  • Etc.

Mercredi matin, le site de l’événement est réalisé et, après avoir consacré un certain temps à tester des outils de billetterie (et même avoir installé sur le site les modules de réservation), nous n’y trouvons finalement que des inconvénients par rapport à ce bon vieux Google Forms.

Mercredi, vers 12h30, nous commençons à communiquer sur l’organisation de ces webinaires.

Business as usual (ou presque)

Evidemment, les demandes déconcertées continuent d’affluer. J’avais notamment accepter mardi matin d’animer un webinaire jeudi matin pour 4 clubs de dirigeants (et j’ai adoré !).

Ça commence à devenir un peu chaud. 6 autres membres de l’équipe nous ont rejoints. Nous calons des visios dans les trous d’agenda pour mettre nos idées et envies en commun, et avancer vers un contenu qui soit à la fois riche et qui tienne en 1 heure.

Jeudi soir, nous ne savons pas encore exactement quel outil de webinaire nous allons utiliser. D’une part, les tarifs sont relativement élevés et nous ne savons pas du tout ce qui va se passer après le 2ème webinaire.
D’autre part, ceux que nous testons nous semblent trop compliqués.

Or entre-temps, j’ai animé le premier des deux webinaires de l’Apm avec Caroline von Bibikow, qui m’avait contacté le samedi soir précédent pour préparer une intervention à distance. Nous nous étions beaucoup stimulés mutuellement et j’avais proposé à Caroline de l’embarquer dans les webinaires Apm et dans deux de Digital Collab.

L’outil utilisé par l’Apm pour notre webinaire mardi midi nous avait permis une très bonne expérience : simplicité d’utilisation et fonctionnement satisfaisant, malgré quelques participants qui témoignent dans le chat qu’ils n’entendent pas tel ou tel animateur du webinaire.

Jeudi soir, mis en relation avec cette entreprise, je négocie pour essayer leur outil à l’occasion de notre premier webinaire. Il y a un souci avec leur système de paiement (mais je sais notre banque extrêmement prudente et ça se vérifiera : c’est elle qui avait bloqué ce paiement). Je les sollicite pour le résoudre : ils ne peuvent “rien faire” pour nous.

Ils veulent absolument nous faire payer un an d’avance alors que notre webinaire promet déjà de compter 2 à 3 fois le nombre de participants de mardi.

Je refuse. Nous raccrochons. J’envoie un mail bien senti, comme une dernière tentative.

Bingo ! Dans la soirée, je reçois confirmation que nous pourrons tester l’outil gratuitement le lendemain. Il me suffit de créer un événement et il sera passé exceptionnellement en Premium.

Toute la nuit de jeudi à vendredi, je prépare le terrain technique pour que ça se passe parfaitement pour les participants. Je revois la checklist de ce qu’il faut préparer. Je nettoie nos documents pour tout soit parfaitement clair pour mes collègues : rôles, état d’esprit, scénario, canaux de communication, etc. Tout ce que nous avons convenu est transformé en tâches dans Trello, Google Doc épuré, Google Sheets pour le scénario minuté.

Je crée le questionnaire à envoyer après le webinaire, les e-mails à envoyer avant, etc.

Et bien sûr, je teste la fameuse plateforme comme animateur principal, animateur invité, participant. Je réalise le guide du webinaire avec notamment le protocole illustré pour s’inscrire, rejoindre et participer.

A 8h30, tout est prêt. Le nombre d’inscrits continue de monter.
A 8h40, je me couche en mettant mon réveil à 10h.

Patatras

Vendredi, 10h50. Avec la Team Webinaires de Digital Collab, nous avons rendez-vous à 11h pour tester le webinaire.
J’avais déjà créé l’événement et préparé les liens. Tout était prêt. Sauf que la page ne charge pas et les invitations de mes collègues, qui viennent tous de s’inscrire, n’arrivent pas.
Au bout de quelques minutes à échanger dans Slack sur nos situations (les pages qui ne chargent pas, les mails qui n’arrivent pas), nous nous rejoignons dans Zoom.

La situation :

  1. Nous avons un webinaire qui démarre dans 4h et pas de plateforme.

  2. Nous av… oh m… !!! J’ai remplacé, tôt ce matin, sur le site de présentation des webinaires, le lien du questionnaire Google Forms par le lien direct d’inscription de la plateforme. Je pensais gagner du temps, automatiser le processus puisque je n’aurais pas besoin d’envoyer un message aux inscrits directs.

Immédiatement, nous remettons le lien Google Forms. Mais plusieurs heures d’inscrits se sont accumulées avec un outil indisponible : nous ne pouvons donc pas exporter leur e-mails. Pour ces personnes, nous n’aurons aucune solution.

Donc la situation :

  1. Notre webinaire dans 4h.

  2. Le 2ème webinaire de l’apm dans moins de 2h.

  3. Une autre solution à trouver.

  4. Des centaines de personnes à prévenir.

La solution

Nous basculons dans un bricolage qui a plutôt bien fonctionné :

  • Nous serons tous en visio dans Zoom.

  • Zoom permet de diffuser la visio sur YouTube en Direct (et aussi Facebook Live) : c’est ce que nous ferons.

  • Pour permettre à tous les participants de poser leurs questions, même ceux qui n’ont pas de compte YouTube, nous utilisons la fonction Questions-réponses de Google Slides (le Powerpoint de Google).

Après quelques tests, c’est OK. Nous modifions le site des webinaires pour qu’il contienne une explication que ce qui se passe, ainsi que la vidéo. Nous communiquons auprès de tous les inscrits possibles. Et nous nous occupons aussi du webinaire de l’Apm. A 12h58, je suis prêt. Le webinaire démarre à 13h et le nôtre enchaîne à 15h30.

C’est magnifique.

Sauf que seuls environ 450 inscrits sur près de 700 ont pu assister au webinaire.

Perfection Game : les progrès que nous allons faire

Après ce premier webinaire, nous restons en visio pour débriefer avec les 2 questions qualitatives du perfection game.

Pour chaque question, chacun réfléchit d’abord quelques instants puis on met en commun sans débattre.
Voici ce que ça donne.

« Ce que j’ai aimé »

La fluidité de nos interventions, le passage de balle, le passage des slides
Très pro

Le fait qu’on ait réussi tout cela dans un temps assez record.

Fluidité, clarté, complémentarité

Les commentaires d’Olivier pour rythmer ; la vie, le vivant.
Sentir que toutes les interventions ont pu venir toucher.
Voir que Christophe avait déjà répondu aux questions.

J’ai adoré. J’ai trouvé l’exercice top. J’ai trouvé ça super fluide, pro, convivial. J’ai trouvé sympa qu’il y ait un peu des bruits, qu’on échange entre nous en même temps que le live.
Par rapport à zéro répétition, tout s’est très bien enchaîné. Convivialité.

Avoir 8 personnes, ça fait un effet visuel. L’ambiance très fluide, très humaine. Digital Collab touch. C’est très rare dans des webinaires, ce qui, du coup, invite les gens de l’assemblée à discuter avec nous.

Bien fluide, bien orchestré. Un expert par catégorie, ça donne beaucoup de richesse.

Le format vivant, la fluidité. Vraiment top et vivant, rythmé.

« Ce qu’on aurait pu mieux faire »

Laisser le chat dans YouTube

Le son : couper les micros quand on ne parle pas, le bruit des enfants…
Diriger les gens sur YouTube directement +1

Plus de temps sur les questions-réponses

Décortiquer : un webinaire par sujet.
La joie du binôme, la notion de binôme qui rend les choses plus vivantes.
Mieux répartir les rôles : passer les slides, etc.

Avoir un outil de chat où les dernières infos arrivent à côté du champ de réponse.
Peut-être qu’il peut y avoir un webinaire par sujet. Rebondir différemment de ce qu’on avait imaginé.

Que le chatteur puisse lever la main pour transmettre des questions.

L’outil de chat. Notamment pour pouvoir voir le chat en même temps qu’on regarde la vidéo.

Le chat
Le son
L’explication du lien
Les deux pauses de silence : on a perdu 10% des gens à chaque fois.

Et donc ?

Donc pour le prochain webinaire, nous allons probablement nous contenter de Zoom + YouTube. Pas tout-à-fait satisfaisant car il faudra avoir un compte Google pour le chat mais peut-être trouverons-nous une autre solution.

L’innovation, c’est aller de première fois en première fois. Nous nous trouvons dans une période qui nous donne de très nombreuses occasions de premières fois. Le travail dans nos entreprises et entre elles sera sensiblement différent après la crise. Donc nous encaisserons peut-être plus facilement la prochaine crise.

En tout cas, il y a un cap auquel nous sommes d’autant plus attachés ce soir : continuer à simplifier la collaboration pour mieux surfer le chaos.

Bonne chance à tous !

Olivier

 

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