Cliquez ici pour lire notre article : Pourquoi sauvegarder les données G Suite.
Vous l’aurez compris, si nous, êtres humains, étions aussi infaillibles que les algorithmes des centres de données, il n’y aurait aucun problème. Mais comme nous ne sommes pas des machines, reposons-nous sur elles pour tendre un ultime filet de sécurité. D’où l’intérêt d’installer un outil de sauvegarde dès le début, d’autant qu’une fois en place, il n’y a plus rien à faire !
Pour cela, vous pouvez faire appel à un service tiers de sauvegarde cloud. Il existe principalement deux solutions pour Google Apps : Backupify et Spanning tools.
Quel outil de sauvegarde choisir ?
Les deux solutions offrent de faire une sauvegarde quotidienne (ou plus) de toutes vos données Drive, GMail, Agenda, Sites, et autres services Google. Chaque sauvegarde est incrémentale, donc aucune version antérieure n’est jamais supprimée. Problème de stockage dites-vous ? Aucunement. Les deux services offrent un stockage illimité.
Ainsi, en cas de perte de données dans Drive, vous pouvez restaurer celles-ci en quelques clics, avec leurs paramètres de partage. Vous conservez également tous les historiques de modification, pour tous les types de fichiers (tandis que Drive n’offre cela que pour les documents de type Google).
Spanning offre une solution un peu plus complète que Backupify, en permettant de restaurer des dossiers entiers, voir même la totalité du Drive, tels qu’ils étaient à une date précise. Le contenu sera alors placé dans un dossier dédié de votre Drive, à côté de votre contenu existant qui reste inchangé.
Ces outils de sauvegarde peuvent aussi faciliter le transfert du contenu d’un Drive sur celui d’un nouvel utilisateur.
Y a-t-il des limites à ces outils de sauvegarder ?
Oui, malheureusement il y en a quelques unes. La principale limite est que lorsqu’un fichier est restauré dans Drive, celui-ci perd son lien (URL) d’origine. En effet, du point de vue de Drive, il s’agit d’un autre document que l’original, et il est donc impossible de conserver le même lien.
Si vous aviez partagé le lien du document avec d’autres personnes par e-mail, ou que vous les avez ajouté à vos favoris de navigateur, vous devrez recommencer la procédure.
Faut-il un compte pour chaque utilisateur ?
C’est recommandé. Vous êtes ainsi certain de sauvegarder la totalité des données de votre entreprise. Par défaut, Backupify et Spanning créeront automatiquement un nouveau compte pour chaque utilisateur que vous ajouterez à l’avenir dans votre domaine Google Apps. Si vous avez un fort turnover de personnel, pensez quand même à supprimer de temps en temps les comptes dont vous ne souhaitez plus conserver la sauvegarde, par exemple après avoir rétribué les données à un autre compte utilisateur. A moins que vous ne souhaitiez utiliser ce service comme système d’archivage longue durée de vos données (le moteur de recherche intégré facilite leur consultation sans passer par les services Google).
Si votre budget est comprimé et que vous ne pouvez pas vous permettre de prendre une licence par utilisateur, prenez-en au moins une pour un compte “administrateur” qui aura accès à l’essentiel des dossiers partagés de votre entreprise. En activant l’option “sauvegarder les données y compris celles dont l’utilisateur n’est pas propriétaire”, vous protégerez ainsi l’essentiel des documents de votre entreprise. Les seuls documents non sauvegardés seront ceux que les utilisateurs ne partagent pas dans les dossiers auxquels le compte administrateur a accès.
par Michael Ravier (e-mail)
Pour vous aider dans le choix de votre outil de sauvegarde, voici un webinaire animé par Thierry Vanoffe sur la solution Spanning backup :