Une entreprise = Des hommes

On se représente l’entreprise comme un tout (sources de réponses inépuisables) ! Mais une entreprise est un ensemble de moyens : des projets, un lieu de décision et de gestion économique. Une entreprise représente la vision d’un dirigeant ou de quelques associés engagés dans une stratégie. Mais ce que l’on oublie très souvent, c’est qu’une entreprise ce sont des hommes avec des compétences, des savoir-faire, des ancrages, des cultures, des usages différents et des envies. On doit leur donner les moyens d’agir !

Alors, comment les embarquer dans cette vision ?

Il est vrai que nous sommes passés d’une culture d’entreprise 1.0 où le mail était le principal liant de la communication à une culture d’entreprise digitale (ou entreprise 2.0, comme on disait en 2004) qui tend à favoriser l’intelligence collective et le partage.

Cependant, pourquoi ne pensez-vous pas qu’il est important de revoir les priorités ?

 

Avez-vous déjà essayé de gravir une montagne en solo, sans guide, sans plan, sans équipement ? Vous y arriverez surement, mais en combien de temps ?

Et qu’allez-vous faire si votre cordage casse ? Vous allez commencer peut-être à douter de vos compétences. Vous allez vous ressaisir pour vous recentrer sur vos priorités : avancer pas à pas, avec clairvoyance pour atteindre le sommet. Alors, posez-vous la question suivante : si j’avais été accompagné, aurais-je vécu mon ascension de la même manière ?

C’est la même chose en entreprise !

“Seul on va plus vite et ensemble on va plus loin”

Eh oui, pour réussir une démarche de gestion des connaissances et développer la culture du partage, un ensemble de facteurs doit être réuni. L’écoute de ses collègues, l’adaptation à une culture commune, la proposition d’informations efficaces, la réorganisation de processus interne : méthodes de travail collaboratives et utilisation d’outils simplifiant.

80% de succès = changer de culture

 

Si comme l’affirme Shaw d’Ackermann en 2003  dans son article ”Approaches to sharing knowledge in group problem structuring” :  les proportions des causes du succès de tels projets sont les suivantes :

« 20% du succès = la bonne technologie (les bons outils), 80% du succès = culture organisationnelle appropriée (effectuer un changement de culture peut s’avérer la première étape nécessaire)»

Pour aller vers une gestion des connaissances, les facteurs essentiels sont avant tout de favoriser l’intensité et la qualité de la communication entre les utilisateurs.

Si la culture est synonyme de confiance au sein des entreprises, la culture organisationnelle (méthodes, processus, usages, outils) qui n’abonde pas dans ce sens est une barrière à sa réalisation. L’important est qu’elle soit partagée par l’ensemble des collaborateurs et qu’elle ne devienne pas un frein au changement.

On a trop souvent vu dans nos accompagnements (eh là je reprends la casquette de consultant Digital Collab), un décalage entre la vision du dirigeant et celle des collaborateurs ! Alors qu’attendons- nous vraiment pour collaborer !.

Collaborer et travailler en équipe est essentiel pour avancer efficacement et durablement. La culture dite “de soutien” offre un environnement ouvert, harmonieux et collaboratif. C’est une culture qui se nourrit de la confiance, de l’équité, de la sociabilité et nous ouvre vers des relations plus riches de sens. La question devient au fil du temps :  comment on se lance dans cette transformation digitale, comment on change de culture pas à pas, par quoi commencer ?

Avant toute chose, il faut identifier les points de progrès, ceux les plus évidents dans lesquels le digital peut nous aider. Quelles sont les douleurs du quotidien, les projets à réaliser et dont on se dit qu’on ne va jamais y arriver avec les méthodes habituelles, les tâches répétitives de collecte d’informations, de coproduction, d’organisation. (…)

Commencer par des usages internes, des processus internes pour s’acculturer et éviter de penser outils, mais plutôt penser aux situations à améliorer, fluidifier, accélérer. Et viser l’effet nénuphar : on commence par quelques actions ciblées, qui ne concernent que quelques (dizaines de) personnes. Ça permet de se faire la main et de démontrer de belles simplifications. Car derrière ce qu’on appelle “digitalisation”, il y a en fait essentiellement un enjeu de culture.

Nous rencontrons même des entrepreneurs considérés comme innovants qui font tout par mail, y compris dans la nuit, et qui créent ainsi un stress particulièrement fort sur leurs équipes, sans même parler du temps perdu pour “traiter” ces mails au lieu de travailler en commun dans des documents ou outils simples et efficaces.

Questionner ses croyances

Lorsque nous accompagnons des entreprises, nous commençons toujours notre méthode par une phase de découverte que nous appelons “Digital Experience”. C’est un moment clé puisque nous entrons au cœur de l’entreprise. Nous écoutons les besoins et nous partageons des expériences. Nous retenons de ces moments une forte implication des participants. Tous, en grande partie, sortent de cette étape convaincue qu’il faut avancer . Ils ont envie d’avancer ! C’est aussi l’occasion pour nous d’entendre les croyances. Nous cherchons moins à convaincre qu’à montrer des possibilités. Mieux ou pas, on ne le sait pas à cette étape !  Nous invitons simplement à entrevoir d’autres moyens pour arriver à ce que vous estimez être le meilleur résultat. Ensuite nous codéfinissons, les moyens et les outils qui aident à simplifier la vie au quotidien dans votre travail.

 

“J’ai peur de partager mes dossiers dans le cloud car mes projets sont confidentiels”

Il est tout à fait normal de se poser cette question. La peur de partager des dossiers et celle de voir des informations échappées à la concurrence ne naissent pas dans le cloud ! Alors, notre objectif n’est pas de convaincre, mais d’apporter des éléments de réponse. Vos croyances vous empêchent-elles d’avancer ?

Tout ce qui est considéré comme un risque pour l’un ne l’est pas forcément pour l’autre. Et le moyen pour y arriver est avant tout de partager ses craintes et de trouver la solution idéale, collectivement.

Posez-vous tout d’abord les bonnes questions

• Ai-je besoin de partager mon document ?
• Ai-je besoin que plusieurs personnes de mon équipe interagissent sur ce document ?
• Que vais-je gagner comme bénéfices ?
• Quels en sont les risques ?

Je ne vais pas vous citer des outils collaboratifs, mais je vous invite à vous poser ces questions à chaque fois que vous hésitez à partager vos documents. Vos craintes se dissiperont peu à peu, vous verrez.

“Je veux bien partager et collaborer en équipe sur mes projets, mais je ne veux pas qu’on me dise comment procéder “Là encore vous restez sur vos croyances !

Là encore vous restez sur vos croyances ! Vous estimez peut-être n’avoir pas besoin de la collaboration de vos équipes pour travailler sur vos projets. Tout est question de posture ! Vous pensez peut-être que l’opinion de l’autre n’a pas ou peu d’importance pour la réussite totale de votre projet.

Mais là encore, il n’y a pas de faute à trouver ! On nous a tellement suggéré de travailler en autonomie depuis des années pour devenir le meilleur vendeur, le meilleur acheteur, le meilleur communiquant…, qu’on a du mal à faire confiance et à aller vers l’autre sereinement  !

Pourtant, travailler en équipe permet de développer l’intelligence collective. C’est en quelque sorte une manifestation invisible. C’est ce qui alimente la créativité, l’innovation et la capacité de faire des choix adaptés à un contexte spécifique et changeant.

Je vous donne un exemple concret, qui va dans le sens du questionnement ci-dessus. Moi aussi, j’avais pour habitude de prendre en charge, seule, la totalité des dossiers.  (ce qui foncièrement plaisait à mon boss qui me trouvait plutôt réactive et pleine d’entrain). Mais pourtant, au final, le contenu n’allait pas dans le sens qu’il aurait aimé. Non pas que mes compétences faisaient défaut. L’axe de départ avait évolué en cours de route.

Si j’avais volontairement partagé mon document, les membres de l’équipe et mon dirigeant auraient pu commenter mes écrits ou me prévenir à temps.

Vous allez surement répondre à cela par une contre vérité !  Il aurait pu vous envoyer un mail ou vous appeler ! Mais la question n’est pas là ! L’idée n’est pas de trouver un outil qui fasse le job. Il faut être agile, réactif, transverse et reconfigurable, être dans une logique de service.

 

« Je me dois d’être réactive car j’ai des deadlines” et “je ne le serais pas si je partage toutes mes réflexions tout le temps”

Cette question suscite chez moi d’autres questionnements.

• Pensez-vous gagner du temps en travaillant en solo ?
• Etes-vous suffisamment expert d’un domaine pour interagir seul sur un sujet ?
• Quelles conséquences pour le développement de l’entreprise ?

Le but n’est pas de partager tout le temps vos réflexions mais de vous appuyer quand cela est nécessaire à vos collaborateurs. Faites ce qui vous semble utile !  L’idée est de prendre du plaisir dans votre travail et de le simplifier. Et en plus, si vous apprenez des choses, c’est plutôt gratifiant !

D’après l’article de Gail Sessoms, le challenge est d’arrêter “de protéger ce qui est” pour commencer à embrasser “ce qui pourrait être”

 

Quand le changement de culture est un mal nécessaire !

Le changement de culture est un mal nécessaire. D’ailleurs, 6 groupes du CAC40 en sont un bon exemple puisqu’elles ont fait le choix de l’innovation et de la transformation digitale de leur entreprise en accompagnant le changement et en utilisant un ensemble d’outils collaboratifs comme G Suite. D’abord par le déploiement global de la messagerie puis vers le partage de document et enfin par l’utilisation de G Drive et Hangouts.

De plus, la transformation numérique représente un défi pour les entreprises, la gestion des talents est un accélérateur permettant de créer une culture et un ADN digitaux, propices à l’innovation. Il faut former et accompagner les talents de l’entreprise. Il reste encore des difficultés à surmonter : le coût (62%), la résistance au changement (52%), le manque de compétence (52%) et le manque de volonté managériale (29%).

Pour conclure, construisez votre avenir pas à pas. Simplifiez seulement ce qui vous semble être important de fluidifier dans vos processus de travail. Avancez ensemble plutôt que seul dans vos projets. Créez une dynamique collaborative.