A – Discussion, première étape d’un fonctionnement collectif réussi !
Quel que soit l’usage, on distingue trois piliers pour un fonctionnement collectif efficace qui sont la discussion, la coproduction et l’organisation. Si l’on s’interroge sur ces trois piliers, on s’assure d’un fonctionnement collectif efficace.
L’utilisation d’outils digitaux permet d’être plus productif dans notre travail, mais force est de constater que depuis quelque temps, l’utilisation d’outils n’est efficace que si elle est accompagnée règle du jeu et basée sur trois piliers essentiels pour fonctionner en équipe. En effet, si une entreprise fonctionne à 20% avec des outils digitaux, elle s’appuie à 80% sur des hommes.
Nous passons 51% de notre temps à recevoir et gérer de l’information : email, chat, vidéo, posts… Parmi ce flot d’informations, entre un tiers et la moitié, n’est pas important pour notre travail. La majorité des travailleurs déclarent perdre de vue leur priorité devant cette masse de données à trier. De ce fait, leur travail en souffre. La surcharge d’information agit sur leur productivité, mais également sur leur moral.
1. Discussion, coproduction, organisation : trois piliers importants pour un fonctionnement collectif efficace.
Si l’on réfléchit à ces trois piliers dans l’usage gestion de projet, on a moyen d’imaginer un projet simplement avec Télégram (discussion), Google Drive (coproduction) et Trello (organisation) et l’on a un projet incroyablement plus efficace que si tout circule par mail, conférence call et réunion présentielle.
Donc afin de mieux travailler en équipe, de se synchroniser, d’éviter de répéter les mêmes choses, d’envoyer un mail de son côté pour trouver de l’information, il est important d’avoir en tête, les 3 piliers pour un fonctionnement collectif plus efficace et productif en mode projet :
- Discussion
- Coproduction
- Organisation
Dans la phase de discussion, on passe par l’oral et l’écrit. Si l’on utilise des outils comme les réseaux sociaux, télégram ou la Visio, on va plus vite et on peut ainsi mettre à plat nos idées, nos usages, suggérer des pistes d’amélioration ou tout simplement échanger.
Dans la phase de coproduction, on va devoir travailler ensemble et devoir s’organiser. Créer des documents collaboratifs pour partager et structurer nos discussions (entre équipiers ou auprès de collaborateurs externes). Dans l’idée de détailler et préciser, bien sûr, les étapes à suivre pour la mise en place d’un projet et d’une démarche collaborative. Google Drive est souvent utilisé à cette étape.
Dans la phase d’organisation,on va devoir se répartir des tâches et des rôles (qui fait quoi quand). Construire autour d’outils digitaux simplifiant, c’est bien, mais construire des règles communes pour industrialiser le processus, c’est mieux ! Évitez de solliciter vos partenaires et/ou de répéter l’information à divers endroits. L’important est de simplifier les actions répétitives pour plus de productivité.
Cela peut paraître très simple en théorie, cependant, on oubli très souvent s’appuyer sur ces trois piliers. Trop pris par la tâche à faire absolument, les urgences, les missions, le développement de l’activité et du CA. Nous gaspillions inutilement notre énergie. Cause de quiproquos ou de désaccords.
Dans cet article, nous traiterons que du premier pilier : la discussion ! Nous répondons au besoin simple qui est : “lors de nos discussions, comment mieux synchroniser les actions humaines pour contribuer au progrès, au développement et à la croissance économique d’une organisation pour un fonctionnement collectif efficace ?”
2. Donner envie à vos équipiers de mieux travailler ensemble
Définissez vos objectifs communs
Quand on commence un projet chez nos clients, il y a toujours un objectif de départ.
- Augmenter le CA x2 avec les mêmes personnes
- Innover dans l’offre pour se différencier des concurrents
- Mieux collaborer sur un projet
- Embarquer les clients dans une démarche d’innovation et de simplification
- Aider les équipes commerciales à utiliser les outils digitaux en clientèle
- Partager collectivement des idées et feedbacks
- Réduire le nombre de mail…
Trois raisons à prendre en compte dans vos discussions
En fonction des objectifs attendus, il est important d’échanger avec membres du projet (un nombre représentatif d’équipiers concernés par le projet) car vouloir tout appréhender d’un seul coup n’est pas la bonne solution. Pour trois raisons :
- Le coût doit être en adéquation avec le résultat recherché
- Les objectifs définis doivent être les mêmes pour tous les membres (consensus et priorisation)
- Les actions à mener pour atteindre les objectifs doivent apporter de la valeur ajoutée au projet
Discutez ensemble des 3 ou 4 besoins à simplifier
Optez pour les besoins qui représentent les plus forts enjeux (métier, innovation, numérique) et qui nécessitent de fluidifier l’organisation et de simplifier la collaboration.
Identifiez les pilotes du projet et/ou recherchez un facilitateur externe
Quand les besoins sont identifiés, trouvez des pilotes du projet (ceux qui vont porter le projet et rester en phase avec l’objectif et les actions à mener).
Et si vous ne savez pas par où commencer, un facilitateur externe peut être utile et aider à mettre en place vos actions au sein de l’organisation. Il pourra vous accompagner et transmettre des méthodes et démarches collaboratives, des outils digitaux en phase avec vos usages dans le but de transformer le processus et gagner en productivité.
Prenez contact avec un expert : Team@fruxio.co
3. 5 pistes pour optimiser vos discussions et fonctionner collectivement
Quels que soient les moyens utilisés pour vos discussions d’équipe, pensez aux 6 étapes suivantes pour un fonctionnement collectif efficace. Des techniques d’idéation peuvent vous aider également à développer la créativité et communiquer sur de nouvelles idées.
Stop au monologue !
En mode projet, il est souvent délicat de s’adresser aux autres. Il ne faut pas prendre trop de place dans la discussion au risque de faire un monologue. L’objectif étant de faire émerger des idées, d’échanger en équipe pour que la discussion soit enrichie des commentaires et propositions des équipiers. Telegram est un outil efficace pour échanger rapidement en mode projet. On peut aisément envoyer des liens, images de n’importe quel endroit.
Ce qui est important de noter dans cette étape qu’est la discussion, c’est que toutes les actions humaines contribuent au progrès, au développement et à la croissance économique de l’organisation.
Précisez ou reprécisez les objectifs à atteindre
Dans vos discussions, revenez toujours sur les objectifs de votre projet et gardez en tête les 3 piliers pour ne pas vous disperser. Si cela vous semble indispensable, revenez sur les objectifs attendus et définissez l’ordre du jour, détaillez les grandes étapes à évoquer, indiquez un timing pour chacune des étapes.
Rythmez la discussion ! Les règles du jeu ne seront pas les mêmes que vous soyez en Visio, sur Telegram ou sur les réseaux sociaux.
Lors de vos discussions, synchronisez-vous, utilisez des moyens digitaux simples et efficaces. Par exemple, pour des équipes en mobilité, utilisez la Visio pour embarquer tout le monde dans le projet et si vous recherchez de l’information, les réseaux sociaux peuvent être de bons médias.
Deux compétences sont essentielles dans cet exercice
- Assertivité et confiance en soi
- Communication non violente
Il est important dans vos échanges d’adopter une parole rassurante et positive : faites preuve de pédagogie et d’empathie ! En tant que leader : valorisez les plus actives et donnez de l’attention aux moins performants pour embarquer tout le monde. Prévoyez des petits groupes de travail en binôme, responsabilisez le plus méritant et soutenez ceux qui ont le plus de difficultés.
Variez les supports & modalités
Quelles que soient les discussions variez les supports (moments oraux, expérimentation, dessin, travail écrit) et variez les modalités (travail individuel, travail en petits groupes, travail collectif).
Facilitez l’intelligence collective, avec la technique d’innovation games pour :
- Favoriser la recherche d’idées en rupture
- Faciliter une transformation d’organisation
- Identifier et traiter des risques projet/organisationnels/client
- Construire une expérience client réussie
Ces techniques sont toujours constituées de :
- Règles
- Cible
- Artefacts (Phénomènes artificiels, créés de toutes pièces)
- Facilitateur
- Observateur
- Joueurs
Par exemple :
Prune the product Tree :“Foundation” ou les “Racines”, qui sont les prérequis du projet, “One Year” sont les fonctionnalités essentielles au bon fonctionnement du projet, “Blue Sky” représente le service ou produit idéal. Dans cette dernière étape, il faut être disruptif et différenciant.
Expression des besoins pour
- Cadrer l’étude
- Analyser l’existant interne
- Faire le benchmark interne et externe
- Modéliser l’existant
- Faire valider l’existant
- Construire les axes de solutions
- Choisir un axe de solution
- Modéliser la solution choisie
- Faire valider les modélisations
- Construire le document final
Plus de 25 techniques existent à ce jour, je vous en cite que quelques-unes
Je reviens sur l’une des techniques précédemment citées, la méthode : QQOQCPC :
- Quoi ? ⇒ De quel besoin s’agit-il ?
- Qui ? ⇒ Quelles sont les personnes concernées par ce besoin ?
- Où ? ⇒ À quel endroit ? Dans quelle(s) condition(s) ?
- Quand ? ⇒ À quel moment ? À quelle(s) période(s) ?
- Comment ? ⇒ Sous quelle forme ?
- Pourquoi ? ⇒ Quelles sont les raisons qui font apparaître ce besoin ?
- Combien ? ⇒ Combien de personnes sont concernées ?
Si cela vous intéresse, prenez contact avec un de nos experts via team@fruxio.co
Construire de nouveaux comportements pour supprimer les ancrages
Il est souvent vain de devoir tenter de convaincre un individu qui dispose d’ancrages et de croyances. La discussion risque d’être longue sans aucune garantie d’aboutir à l’objectif fixé.
Voici une technique qui peut vous aider à construire un nouveau comportement et aider à développer la discussion. Parce que chaque individu est différent. Cette technique est le shaping. Elle permet de construire un nouveau comportement ou d’améliorer un comportement existant par étapes, par l’utilisation d’un « marqueur » (clicker) et des renforçateurs (récompenses) sans jamais leurrer ni inciter physiquement d’une quelconque manière. Cette technique permet de mettre en évidence le fonctionnement de chacun en tant qu’individu est d’améliorer son comportement face à outils digitaux collaboratifs, en équipe, en mobilité et face à la concurrence.
Challengez vos équipiers
Identifiez les incompréhensions lors de vos discussions, revenez sur l’objectif, vérifiez que tout le monde a bien compris et ouvrez le débat en mettant à plat le fonctionnement des équipiers (bonnes pratiques et points de faiblesse)
Demandez à vos équipiers de noter de 1 à 10 ce qui leur a plu et d’indiquer quelles seraient les solutions pour arriver à 10.
Libérez l’énergie disponible : utilisez toutes les fonctions vitales de l’entreprise : la Tête (comité de direction), le Cœur (middle management) et le Corps (ceux qui « font »)
4. Une entreprise c’est 80% des hommes et 20% d’outils digitaux
Lors de vos discussions, il est important de respecter d’écrire vos règles du jeu et de garder en tête les trois piliers pour un fonctionnement collectif efficace, quelle que soit la manière de conduire votre projet. Lors de la phase de discussion :
- Etre bienveillant et constructif
- Ne pas vous écouter parler, vous risquez de perdre le groupe
- Revenir sur les objectifs
- Challenger vos équipes pour faire émerger de nouvelles idées
- Aider vos équipiers à changer pas à pas de comportement
- Diversifier vos modalités et supports lors de vos échanges
- Réinventer l’histoire à chaque fois
- Commencer à suggérer des pistes d’amélioration
Le plus important pour un travail collectif est de vous synchroniser : aider les utilisateurs/collaborateurs de l’entreprise à comprendre les usages de chacun face au groupe, mais aussi ceux du groupe face à l’individu pour mieux collaborer ensemble face à un objectif commun. Ne l’oublions pas qu’une entreprise c’est 80% des hommes et 20% des outils digitaux !