Dites adieu à vos données figées, repensez votre manière de travailler...
Quand vos données sont figées : les outils collaboratifs peuvent vous aider à mieux optimiser votre façon de travailler . Ces outils s’appuient sur des notions telles que le partage de document, la mise en place d’une communication transversale et la synchronisation des données. Les entreprises gagnent ainsi en efficacité opérationnelle.
Jusque là rien d’exceptionnel !
Les outils collaboratifs deviennent étonnants quand ils offrent la possibilité de synchroniser des données en temps réel : dites adieu à vos données figées ! On sait toute l’importance pour une entreprise de donner la possibilité à plusieurs utilisateurs différents d’accéder aux mêmes niveaux d’information dans le but de faciliter la prise de décision et d’améliorer la productivité.
La fonction Explorer présente dans G Sheets possède deux avantages significatifs : le traitement de l’information et la visualisation de l’information en temps réel. Il est dans un premier temps possible de réaliser un graphique dynamique en posant une simple question ou en indiquant un mot clé dans le menu “Answers”. Dès lors qu’il est conçu dans Google Sheets, le graphique Google Sheet pourra être partagé dans un Google Docs ou Slide et bien évidemment faire l’objet de mises à jour (bouton prévu à cet effet).
Quand synchroniser les données offre une plus grande souplesse aux entreprises
Quoi de plus écrasant que de passer des heures sur une feuille de calcul pour en retirer des données clés pour l’entreprise. Encore plus désagréable, si ce tableur est alimenté par de multiples intervenants et qu’il n’est pas partagé. Si en plus, les données de l’entreprise ne sont pas synchronisables (pas de possibilité de mise à jour automatique et pas de liaison entre les applications), le risque est pour celui qui est en charge de l’opération d’avoir à passer son weekend à réactualiser tous les supports.
Alors pourquoi la synchronisation des données engendre-t-elle une plus grande souplesse pour les entreprises ?
Elle semble faciliter la prise de décision et rendre les équipes plus agiles. Les interlocuteurs bénéficient d’une plus grande liberté d’action, le travail en mobilité est simplifié, car il ne nécessite plus d’attendre l’envoi du document final pour agir et enfin l’information est réactualisée d’un support à l’autre.
Les techniques de synchronisation bidirectionnelle utilisées dans Google Docs, Slides et Sheets vont permettre aux interlocuteurs d’économiser du temps. Car les modifications agiront dans les deux sens, c’est à dire : peu importe où sont effectuées les modifications, elles auront toujours un impact vers l’autre endroit.
Dites adieu aux données figées !
1. Créer des graphiques dynamiques dans Google Sheets avec la fonction “Explorer” :
Google utilise le machine learning pour créer des visuels de données dans Google Sheets. Si vous ne trouvez pas cette option, c’est normal elle n’est disponible que dans la version anglaise. Il vous faudra donc aller dans vos paramètres de Google Drive et modifier la langue par défaut si vous voulez que la fonction apparaisse.
Dans Google Sheets cliquez sur “Explore” (en anglais) en bas à droite du tableur et poser votre question puis taper sur entrer pour faire apparaître votre graphique. Vous n’êtes pas bon en anglais, ne vous inquiétez pas, Google vous proposera une autre formulation plus adaptée.
Exemple dans Google Sheets :
Posez une question simple “Which techniques you use ?” Si celle-ci n’est pas comprise par Google.
Google vous propose une autre formulation : “Chart of distribution of Techniques”
En cliquant sur la suggestion proposée par Google : miracle un superbe graphique est apparu !
Si la forme du graphique ne vous convient pas, vous avez trois autres possibilités :
- Pie chart : graphique à secteurs
- Column chart : graphique à colonnes ou barre
- Scatter chart : graphique à nuage de points
Vous pouvez aussi utiliser le mode « Fonction »…
Enfin, si vous souhaitez réaliser un document de synthèse avec quelques données clés pour votre équipe de vente, il vous suffira d’insérer vos données sous forme d’un graphique dans votre Google Docs ou Slides, et bien sûr de veiller à synchroniser vos données à chaque fois que vous souhaitez présenter vos documents à vos équipes .
2. Partager vos données dans Google Doc ou Slides :
Depuis 2016, le graphique est dynamique, car il utilise des données issues d’un Google Sheets. Dès lors que le tableur évolue, le graphique est modifié instantanément. Cette fonction est intéressante pour conserver toutes les données qui circulent d’une application à l’autre. Ainsi, les utilisateurs pourront intégrer et actualiser toute l’information utile à l’entreprise sous la forme d’un graphique dynamique en le rattachant aux données sources. Plus besoin de réactualiser l’ensemble des données sur les différents supports, une seule mise à jour est nécessaire (celle des données sources issues du Google Sheets).
Mise à jour automatique d’un graphique dynamique dans Google Docs ou Slides
Ne gaspillez plus votre énergie !
Nous savons que l’élaboration d’une présentation, d’un rapport d’activité, d’un suivi hebdomadaire des ventes peut prendre du temps et de l’énergie. La fonction “Explore” (en anglais) ou “Explorer” (en français) peut vous aider à créer un meilleur travail en toute simplicité, car elle apporte des idées, des outils de conception et de multiples recommandations.
Néanmoins créer un tableau de bord sur Google Sheets et proposer un modèle de présentation à vos équipes qui puisse mettre en évidence vos indicateurs clés de succès nécessite un travail de fond et une vraie réflexion. Nos équipes d’experts sont à votre écoute pour vous aider à optimiser vos données et à les synchroniser d’un support à l’autre.
Votre travail en sera facilité et vous pourrez agir sur ce qui vous semble profitable pour le bon fonctionnement de votre entreprise !