Il est important de soigner toutes les phases d’un projet pour faciliter l’adhésion des hommes et ancrer les bonnes pratiques dans le quotidien professionnel des équipes. Pour cela, nous devons nous immerger dans leur quotidien pour bien comprendre le fondement du besoin : faire valoir leur bénéfice et lever les freins.
Trois étapes sont essentielles pour la réussite d’un projet :
- Cadrer : se poser les bonnes questions
- Stimuler : Faire adhérer les équipes
- Maturer : Ancrer les bonnes pratiques & Pérenniser : créer des réflexes collaboratifs
Immersion dans le quotidien des équipes
1. Cadrer pour bien comprendre le fondement du besoin
En avant-projet, il est indispensable de fixer des objectifs cohérents pour donner toutes les chances de réussite au projet.
Tout d’abord, il est également important de préciser les types d’acteurs impliqués. Les leaders d’opinion sont des personnes choisies par les collaborateurs de l’entreprise comme étant ceux les plus disponibles, capables et intéressés pour diffuser les bonnes pratiques à l’ensemble de l’équipe.
Le cadrage est une étape qui fixe le cap !
Il doit pouvoir répondre aux questions suivantes :
- Qui fait quoi ?
- Comment ?
- Quand ?
- Avec quel outil ?
- Pour quel bénéfice ?
- Pour atteindre quels objectifs ?
C’est le premier référentiel avant d’aller plus loin.
Certains préféreront une note de synthèse pour matérialiser le travail effectué à cette étape, d’autres aimeront un outil plus visuel comme Trello ou Taskworld. Plus besoin de bureaux, salles de réunions ni même de machines à café. Tout est mis à disposition des équipes pour que les étapes du projet soit facilitées. Chaque projet contient des listes de tâches facile à créer. Il y a mille façons d’utiliser Trello,(voir l’aide).
Maintenant que le cadre est posé, que tous les membres de l’équipe ont bien compris les opportunités, le déroulement et les objectifs à atteindre, que tout le monde est d’accord, il convient de stimuler les équipes pour faciliter complètement l’adhésion des hommes au projet !
2. Stimuler en créant un lien fort entre les hommes : faciliter l’adhésion des hommes
Donc, c’est une étape cruciale car sans la motivation des équipes, rien n’avance ! Quoi de plus difficile que d’embarquer les hommes dans un projet. Ce qui compte le plus et ce qui peut faire avancer une équipe, c’est de comprendre ce qui va les motiver à donner le meilleur d’eux-mêmes.
L’importance de créer du lien entre manager et équipe se révèle souvent bénéfique. La première étape avant de parler d’outils collaboratifs est de renforcer ce lien par une présence constante et une écoute active (les bénéfices des utilisateurs). Pour stimuler les hommes, préférez des moments conviviaux : déjeuner en tête à tête, séance de travail individuelle, plutôt que des réunions informelles en groupe.
L’adhésion des équipes doit être naturelle et spontanée. D’où l’importance de s’appuyer sur des “locomotives” ou “Early Adopter”, c’est-à-dire ceux qui auront adoptés les nouveautés avant les autres. Des personnes convaincues par les outils et la méthodologie à suivre et qui vont stimuler leurs collègues.
Les outils tels que Whats App, Télégram, SMS partagés ou Google +, sont au service du “faire ensemble”. Ces outils collaboratifs vont mettre ces Early Adopter à l’honneur ! Notre conseil : Commencez par des solutions freemium et si vous suffisamment convaincus opter pour une solution premium.
Quand il y a suffisamment de membres de l’équipe persuadés des bénéfices pour le projet et l’entreprise, ancrez les bonnes pratiques en créant des réflexes collaboratifs.
3. Ancrez les bonnes pratiques et pérenniser les réflexes collaboratifs
1) Ancrez les bonnes pratiques
Facilitez l’adhésion des hommes c’est créer des valeurs d’usage incontournables pour tous. Pour cela, comme nous l’avons vu précédemment, nous avons besoin de l’implication de toute l’équipe. Les outils collaboratifs sont d’excellents moyens pour ancrer les bonnes pratiques et inciter les plus réticents à les utiliser dans leur quotidien professionnel.
Faire de grand pas avec 3 fois rien !
- Trello pour mettre en œuvre la gestion de tous les supports de communication avec des codes couleur par médias sociaux et un check quand tout est fait.
- Telegram pour partager rapidement des bonnes pratiques
- Les communautés d’intérêts sur Google + pour fédérer les équipes et s’assurer d’un même niveau d’information
Quand les bonnes pratiques sont partagées, il faut adopter des réflexes collaboratifs et les pérenniser.
2) Pérennisez les réflexes collaboratifs pour faciliter l’adhésion des hommes
Nous pouvons dire qu’à cette dernière étape tout le monde est serein. On ne se pose plus de question : c’est une évidence pour tout le monde.
Nous devons de nous assurer que cela va durer !
Tout d’abord, il faut donc mettre en place des règles du jeu liées aux valeurs d’usages, à l’utilisation des outils et aux changements de paradigme.
Pour cela, il faut créer des réflexes collaboratifs : faire des expériences et renforcer l’utilisation simultanée des différents outils.
Ceci pour s’assurer de maximiser le TPA (Taux de Passage à l’Acte).
Voici un exemple d’un Google Site avec les règles du jeu :
- Des tutoriels disponibles
- Les règles du jeu des outils digitaux
- Des bonnes pratiques
- Les erreurs à éviter
Le plus remarquable…
C’est en s’immergeant dans le quotidien professionnel des équipes, on les aide à faciliter leur adhésion et à user de bonnes pratiques.
Le travail de nos consultants en change management nécessite de la méthode pour cadrer le projet et stimuler les équipes. C’est en impliquant les Early Adopter que cela permet d’enraciner les bonnes pratiques et de pérenniser les réflexes collaboratifs.
Parce qu’avant un lancement de projet, il est important de s’assurer que tout le monde est impliqué. Cela passe par les 3 étapes clés citées ci-dessus.
Si vous avez des questions ou si vous avez un projet similaire pour lequel vous souhaitez être accompagné : contactez-nous, nous partagerons avec vous notre expertise et notre expérience.