Réduisons nos mails et disons stop aux pièces jointes…
L’email a été conçu sur le modèle du courrier postal
Au quotidien, quand nous collaborons avec nos collègues, nos fournisseurs, nos clients, nous travaillions souvent chacun dans son coin, nous essayons de travailler ensemble malgré des outils qui ne sont pas faits pour ça. L’e-mail a été conçu sur le modèle du courrier postal ou pour répondre à un besoin en interne au sein des entreprises. Un exemple qui illustre cette façon de faire, ce sont les pièces jointes qui nous surchargent et qui arrivent toute la journée. Nous les relayons à notre tour vers d’autres interlocuteurs. Vous en faites sûrement l’expérience au quotidien !
Travaillons à plusieurs sur des documents en ligne sans avoir besoin de gérer de versions…
Depuis un peu plus de dix ans, il nous est possible de travailler à plusieurs sur des documents en ligne sans avoir besoin de gérer les versions ni d’envoyer ces documents puisqu’ils sont accessibles aux bonnes personnes. Olivier nous partage son expérience : « en ce qui me concerne, je n’ai plus de suite bureautique sur mon ordinateur depuis 2008 car elle était devenue inutile ».
Et nous le savons ! Le simple fait de partager un seul document avec les personnes concernées supprime à peu près tous les mails qu’on aurait pu envoyer. Il nous est tout à fait possible de coécrite, commenter, faire des suggestions, valider et tout cela dans un même document.
Ciblons un sujet de production qui s’appuie sur le mail
Quelque soit notre fréquence d’utilisation, quotidienne ou nouvelle, voici ce que nous propose Olivier : « ciblons un sujet de production de notre quotidien qui s’appuie encore sur le mail et dont nous souhaiterions simplifier le fonctionnement ».
Voici quelques exemples :
- Ordre du jour ou compte-rendu de réunion,
- Contrat à relire, corriger, valider,
- Processus de contribution et validation de fiches qualité,
- Organisation des congés d’une équipe ou de plusieurs équipes entre elles,
- Proposition commerciale,
- Relecture et travail sur la proposition envoyée par un fournisseur ou un prestataire
- Cadrage d’un projet…
En résumé, toute sorte de documents qui, aujourd’hui, conduisent à faire circuler des mails voire des versions de fichier.
Concentrons-nous sur un seul document !
Concentrons-nous sur un seul document, un seul sujet, car si nous simplifions un document, nous viendrons naturellement à en simplifier d’autres choses par la suite. Une fois que nous pensons à un sujet précis, nous pouvons en parler avec nos collègues et nous pourrons expérimenter cette idée avec eux. Ensuite, nous pourrons leur suggérer de contribuer à l’ordre du jour de la prochaine réunion ou de co-écrire le compte-rendu à plusieurs pendant la réunion.
Essayons Google Drive !
Nous n’avons pas d’outil adéquat au sein de notre entreprise. Un outil qui nous permettrait de modifier un document à plusieurs en même temps ! Olivier, nous encourage à essayer Google Drive, un outil dans lequel nous pouvons créer des documents textes, feuilles de calcul, présentations, des dessins et des schémas. Google Drive, dans sa version professionnelle, est déjà utilisé par les plus grandes entreprises depuis une dizaine d’années.
Faisons l’expérience à plusieurs…
Un dernier point, il nous est toujours difficile de dire avec certitude comment faire les choses pour qu’elles fonctionnent. En revanche, avec de l’expérience, nous pouvons « mieux appréhender » les freins de la démarche.
Olivier nous partage une dernière recommandation : « évitons d’expérimenter seul dans un coin ». Car, il nous sera difficile d’avoir le même niveau de compréhension. Alors, qu’ensemble, nous pourrions avancer pas à pas.
C’est un des pièges les plus répandus dans une démarche d’évolution. Plus tôt, nous partagerons nos avancées, mieux se sera ! Nos collègues pourront ainsi s’exprimer sur ce qui leur semble être le premier sujet qui doit être simplifié.
Si nous apportons la solution, nous avons 80% de chance que nos collègues la trouvent “trop compliquée”. Pourquoi ? Nous ne serons pas passés par les mêmes étapes :
- Etre en accord pour faire mieux,
- Choisir un sujet prioritaire,
- Imaginer le résultat
- Expérimenter.