Bien gérer son temps au travail, optimiser son efficacité et prévoir les choses que l’on a faire nécessite de s’organiser. En somme, l’organisation du travail est un axe important pour une productivité maximale. C’est pourquoi pour agir efficacement au travail, il est souvent nécessaire de découper , coordonner, décider et planifier les tâches à réaliser.

Les problématiques auxquelles nous devons faire face découlent très souvent des actions que nous menons. Dans le contexte actuel “comment faciliter la prise de rendez-vous”, travailler le “pourquoi” est essentiel pour déterminer les raisons pour lesquelles nous souhaitons simplifier notre quotidien.

D’ailleurs, vous souhaitez améliorer votre relation client et faire preuve d’ingéniosité en facilitant vos prises de rendez-vous ? Partant de ce fait, nous avons choisi cinq astuces et partagé les principales contraintes qui vous amènent généralement à modifier vos comportements. Notez que “L’être le plus insignifiant peut être aimé s’il sait organiser l’incertitude”.

Nos rendez-vous manqués…

Votre activité ou fonction nécessite peut-être de gérer au quotidien vos rendez-vous et vous avez surement dû constater que vous perdiez un temps incommensurable à les fixer.  

A priori, vous voulez en finir avec l’envoi de dizaines de mails pour déterminer une date commune. Vous en avez assez d’envoyer, rectifier et confirmer une demande de rendez-vous auprès d’interlocuteurs qui ont souvent les mêmes contraintes : un planning déjà bien chargé et peu de temps pour réagir.  Seulement, avez-vous pensé à tout ce gaspillage d’énergie, peu valorisant et sans véritable bénéfice.  Bref, des rendez-vous manqués à cause d’une mauvaise gestion ! 

Parmi les plus grands invariants au manque de productivité, on peut noter

• Les contraintes liées à l’utilisation de la technologie
• Les urgences qui perturbent et impactent nos emplois du temps
• Le manque de visibilité qui nous rend dépendants

Les bénéfices à utiliser le digital sont sans commune mesure avec l’investissement.  Si vous ne maîtrisez pas le digital, le digital vous maîtrisera.

Un 5 à 7 pour gérer nos rendez-vous ?

Un 5 à 7 pour faciliter nos rendez-vous et affronter notre résistance au changement. En premier lieu, si vous souhaitez gagner du temps, tester nos astuces sont l’occasion de vous détendre et de discuter enfin de “boulot.

Puisque, vous souhaitez améliorer votre relation client et faire preuve d’ingéniosité en facilitant vos prises de rendez-vous. Nous avons 5 astuces qui pourraient vous intéresser.

1. Synchronisons nos listes de tâches Trello avec Google Agenda

Parce qu’un rendez-vous n’est pas forcément pris avec l’extérieur, assignons-nous des tâches en les rendant visible dans notre agenda. D’abord, pour mieux organiser nos travaux puis pour identifier nos créneaux disponibles.  Synchronisons nos listes de tâches Trello avec Google Agenda est un moyen pour gagner en précision. En définitive, nous avons la possibilité de voir nos dates d’échéance des actions en même temps que nos autres obligations professionnelles.

 

2. Réalisons notre permanence ou proposons notre démo produit à nos clients

En utilisant la fonction “Créneaux horaires” dans Google Agenda, nous pouvons décider en 2 minutes d’inviter nos contacts (les comptes G Suite Business) à sélectionner la disponibilité de leur choix. L’avantage est que nous ne risquons pas de nous mélanger les pinceaux . Une astuce simple et rapide d’utilisation par l’envoi d’un lien vers notre agenda !

 

3. Partageons notre agenda en ligne

Etant donné, que nous sommes mobiles, nous avons besoin d’outils souples. En d’autres termes, avez-vous déjà essayé d’animer un séminaire, finaliser un projet, gérer votre trésorerie et fixer des rendez-vous ? C’est souvent chaotique ! Et pourtant nous voulons tous bien faire.

Pourtant, certaines activités obligent les professionnels à gérer quotidiennement leur rendez-vous, alors comment les aider à gagner en productivité ?

Avez-vous pensé à partager votre agenda en ligne sur votre page “Qui sommes-nous” de votre site ou sur une plateforme de réservation en ligne (www.doctolib.fr). A première vue, c’est facile et astucieux, tout le monde y gagne !

4. Planifions nos réunions avec Doodle

En tant que personne active et motivée vous avez pas mal de projets en cours, vous souhaiteriez organiser des réunions et rassembler les personnes dont vous avez besoin. De surcroît, vous n’êtes pas une personnalité spontanément organisée ? Ne paniquez pas trop vite, Doodle vous accompagne dans la planification de vos projets d’une façon simple et rapide.

 

5. Organisons nos rendez-vous avec Boomerang Calendar

Vous avez deux rendez-vous à planifier : une rencontre avec John, un VIP et un café avec Rachel et vous envoyez un message à John d’abord, en proposant vendredi à midi.  Toutefois, vous déjeunez, faites un peu de travail et envoyez un email à Rachel :  « Coucou, es-tu livre pour un café la semaine prochaine ? ». Elle répond : « Super, j’ai un créneau, le jeudi après-midi vers 14h? ». Vous ouvrez un onglet pour voir votre calendrier :« Hmm, non, pas possible, vous suggérez une nouvelle date pour vendredi à midi? ». Puis Rachel, vous répond : “Ok pour vendredi midi !”. Entre temps, John confirme à son tour le créneau de vendredi midi. Or, vous vous apercevez alors que vous avez fixé un rendez-vous à deux personnes sur le même créneau horaire, vous êtes ennuyé. Alors, vous décidez qu’il n’est plus possible de perdre votre temps inutilement en aller-retour. En fin de compte, vous découvrez Boomerang calendar et le miracle apparaît, vous avez deux créneaux distincts de confirmés et des dates de bloquées dans votre agenda.

 

 

Stop au stress, place à la productivité

Bref, Choisissez le moyen que qui vous convient, faites  face ! Gardez le contrôle sur votre activité.  De même, ne passez plus de temps à fouiller dans vos mails à la recherche du créneau horaire envoyé par un de vos clients.  Surtout, si vous ne vous souvenez plus du nom exact de votre contact ni de la date approximative de l’envoi. 

Choisissez de ne plus

• Recevoir de sollicitations inutiles
• Etre déconcentré
• Vous noyez dans la prise de vos rendez-vous

Vous verrez, c’est confortable et productif…

Tout bien pesé : Demandez l’avis d’un de nos experts et participez à une session de Live Digital

Voir la vidéo de Michael Ravier, “Faciliter la prise de rendez-vous avec Google Agenda”