“…J’étais comme une “gamine” à qui on venait d’offrir un nouveau jouet…”

J’ai entendu récemment parlé d’une nouvelle version de Google Agenda. Curieuse, je suis allée voir ce que racontait Google à ce sujet sur les What’S News. Puis, j’ai parcouru  mon agenda pour vérifier si je disposais de la version “nouvel agenda” pour le tester ! Petite aparté pour tous les professionnels (G Suite) tels que les administrateurs, la nouvelle interface sera effective à partir du 14 novembre 2017 pour ceux qui ont choisi l’option automatique et jusqu’au 28 février 2018 pour l’option manuelle, date à laquelle tous les utilisateurs seront automatiquement basculés .

Quel effet, cela m’a fait !  Une vrai surprise m’attendait, un design plutôt épuré qui semble pouvoir m’aider à gérer mon temps encore plus facilement. En tout cas le résultat est à la hauteur de mes espérances… Je me suis dit “Waouh ! J’étais comme une “gamine” à qui on venait d’acheter un nouveau jouet.

 

Un nouveau look et des nouvelles fonctionnalités  qui s’adaptent parfaitement à l’ensemble de mes écrans (PC, mobile et tablette). En voici la preuve en image … (vue par mois)

Pour me remémorer l’ancien design (Google allait vraiment me faciliter la vie ?),  j’ai jeté  un coup d’oeil… Alors quelle présentation souhaitez-vous adopter ? Moi, j’ai fait mon choix… A vous de faire le vôtre :-)

 

 

Une vraie aubaine !

Une des petites merveilles découverte concerne la mise à disposition (réservation) de salles de réunion. De mon côté, c’est un peu limité car les ¾ du temps, j’utilise des salles virtuelles pour communiquer avec mes collaborateurs : notamment Gotomeeting, appear-in ou encore le lien Hangouts Meet  présent par défaut dans l’agenda Google.

Néanmoins, je me dis que c’est une vraie aubaine de pouvoir facilement vérifier qu’une salle de réunion est disponible avant d’inviter des partenaires, collaborateurs, clients à un événement physique. Egalement, j’ai pu vérifier en parcourant la carte de la salle concernée qu’elle disposait bien de tout l’équipement nécessaire au bon déroulement de la réunion (Audio, vidéo, accessibles au fauteuils roulants…).

 

Je me suis ensuite posée la question : “Qu’est-ce que j’aimerais avoir comme information avant le début d’une réunion dans mon Google Agenda ?” La réponse est apparue, évidente : disposer des documents qui me seront présentés, en plus de l’ordre du jour prévu dans le champ “description”.

Encore une fois, ce qui est facilitant dans ce nouvelle conception, surtout quand on a comme moi une vie trépidante, c’est que je n’ai plus à devoir vérifier que les informations essentielles sont présentes dans l’événement :  un récapitulatif est affiché dès lors que je clique sur l’événement. Une manipulation en moins qui ne m’oblige plus à ouvrir l’événement pour trouver toute l’information.

C’est génial pour simplifier mon quotidien professionnel

Comme à chaque fois, je me suis penchée sur les principaux usages que je souhaitais simplifier dans mon quotidien professionnel. En répondant à une question : “Comment  Google Agenda peut-il m’aider à trouver des plages horaires libres et communes pour planifier une réunion avec l’équipe ? Et là encore, j’ai été bluffée..

J’ai procédé en me rendant dans le menu déroulant en haut à droite de mon agenda et j’ai sélectionné “Jour” (cette option n’est possible que dans ce cas précis). Puis à gauche de mon écran, j’ai sélectionné les agendas de mes collègues.

Cette astuce m’est d’autant plus facile que nous ne sommes que 4 personnes dans l’équipe cœur. Je conviens que cela ne peut être pas aussi efficace dans le cas où il faudrait programmer un séminaire regroupant 300 personnes. Sur ce dernier point, des outils comme Doodle ou Boomerang Calendar seront plus pertinents. A chacun de trouver ses  propres avantages et  limites…

Ceci étant, c’était génial.

Tous les agendas de mes collègues se sont affichés les uns à côté des autres !

Gestion des contacts et paramètres, une belle surprise !

Du côté des contacts, encore une belle surprise : je peux dorénavant accéder plus facilement aux coordonnées personnelles des invités de l’événement : mail, numéro de téléphone et pièces jointes.  Et si j’en ai envie, par exemple pour faire connaissance en amont de l’événement, j’ai la possibilité de contacter un invité en Visio, par mail ou par téléphone. Et ensuite, l’ajouter à mes contacts !

 

Au niveau des paramètres, ce qui m’a beaucoup plu : le menu de gauche clair et accessible. Je peux accéder aisément à mes paramètres généraux, ceux de mes agendas et de mes collaborateurs.  Et la cerise sur le gâteau je peux configurer directement de mon application web le service mobile en ajoutant mon pays et numéro de téléphone. Ainsi, je peux prévoir de recevoir des notifications par SMS. Intéressant pour tous ceux qui ont un planning de ministre, non ?

Cependant, je vous conseille de lire aussi l’article que j’ai partagé il y a 15 jours sur “Notifications : j’allais voir si je pouvais vivre sans tout cela !”. Moi ça m’a vraiment soulagé…

Avec le nouveau Google Agenda, j’ai opté pour le confort.

J’en ai profité pour vous livrer mon expérience qui vaut dans mon cas précis, celui d’une utilisation sur PC dans le cadre d’une petite entreprise.

A vous maintenant d’essayer le nouveau Google Agenda et de revenir vers moi pour partager vos observations et compléter les usages possibles de cette nouvelle interface.

Pour les administrateurs de G Suite, je n’en sais pas plus. J’invite donc tous ceux qui l’utilisent à revenir vers moi pour compléter cette information.

Enfin, je vous laisse, Google agenda m’alerter de l’arrivée de mon rendez-vous. Heureusement, j’ai toutes les informations à l’écran. Je file. A bientôt.