L’avant réunion : un moment clé pour embarquer les participants
Quelques précautions simples sauront décupler la capacité d’un groupe à atteindre collectivement l’objectif attendu, émis par le leader de la réunion. Et la mise en action commence AVANT la réunion : par exemple, le partage d’un lien vers un document contenant l’ordre du jour, l’objectif et le déroulé, et consulté par les participants quelques heures à peine avant la réunion. De cette manière, ces derniers arriveront fin prêts à vous apporter toutes leurs contributions le moment venu. Simple ? Oui. Simpliste ? Non.
Rattacher un lien à l’invitation agenda est une astuce qui aide l’équipe à se préparer à collaborer, à se “mettre dans le bain”, sans même que vous ayez à envoyer un mail. N’êtes-vous pas à l’affût de solutions pour diminuer le nombre de mails ?
Par ailleurs, une autre piste consiste à donner envie aux participants de vivre cette réunion : Surprenez-les en sortant des sentiers battus ! Pourquoi pas sur le format ? En incluant dans l’invitation “Format du jour : Réunion en marchant” (inclure un émoticône en mouvement). Ou encore en demandant à l’un des participants de partager, dans la description de l’invitation, sa musique préférée du moment. Une minute de musique pour débuter la réunion, constitue une excellente manière de marquer votre considération pour l’équipe, de détendre les esprits et d’instaurer une atmosphère propice à interagir positivement par la suite.
Ça vous a plu ? Le prochain sujet risque de vous faire le même effet : “Prendre le temps de décider et de formaliser une organisation pour être plus efficace en réunion”.
Formalisez le “Kifékoi” : quelques minutes passées pour synchroniser votre équipe
Si vous n’aviez que trois syllabes à retenir, ce serait celles-ci : KI – FE – KOI, autrement dit quelle personne oeuvre pour quelle tâche au service de l’équipe ou du projet. Un outil d’organisation incontournable pour les managers en charge de faire avancer une équipe efficacement dans une direction donnée.
Et si, en plus d’offrir à vos collaborateurs des repères, vous leur apportez la liberté d’actions nécessaire à la pleine expression de leurs talents, vous aurez découvert le secret d’une équipe qui marche (émoticône homme qui marche).
Nos 5 étapes pour un bon démarrage en équipe :
- Utiliser UN outil de gestion de tâches qui convienne à tous. Nous, on adore le très simple Trello, pour son côté très visuel (étiquettes de couleurs, photos des membres attribués à chaque tâche…)
- Définissez, écrivez et partagez vos règles du jeu COLLECTIVEMENT : comment organisons-nous l’information ? Quel code couleur pour quelle indication ? Qui le remplit ? À quel moment doit il être mis à jour ?
- Au début de la première réunion, définissez les tâches permettant le bon déroulement du projet, de manière chronologique, puis faites appel aux volontaires pour devenir responsable de chaque tâche. Pas de volontaire ? Pas de panique, utilisez l’élection sans candidat.
- Définissez le terme “responsable” : ce que chacun met derrière le terme “responsable” diffère selon les modèles et les croyances. Alors OUI, prenez 5 minutes pour vous accorder sur ce que cela implique. Par exemple, demandez leur de compléter la phrase : “un responsable devra….”. Faites converger les réponses, et validez les 3 ou 4 verbes qui résument les devoirs du responsable.
- Rassemblez tout ce joli travail en une synthèse accessible de façon permanente dans votre outil . Dans Trello, vous pouvez par exemple créer une liste nommée “Cadre de travail de l’équipe” où vous détaillerez les décisions prises au sein de chaque carte créée ( valeurs de l’équipe, définitions, règles de nommage…)
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