Témoignage Comment trouver et déployer en urgence un nouvel outil de gestion des approvisionnements ?

La Panière est Entreprise à Mission, acteur leader local sur la boulangerie et le snacking avec 42 magasins en Savoie et Haute Savoie, très engagé sur la qualité, le sourcing local et ses impacts RSE.

Problème : l’éditeur cesse de maintenir l’outil existant

La Panière était équipé d’un outil qui était au cœur du fonctionnement quotidien : passation de commandes, traçabilité de l’expédition, gestion des stocks, inventaire magasins, etc.

Or l’éditeur de cet outil avait annoncé la fin de la maintenance de l’outil.

Si cet outil cessait de fonctionner, il aurait fallu tout gérer manuellement avec des tableurs comportants des centaines de lignes, pour 42 magasins.

Les enjeux stratégiques :

• Fonctionnement de la chaîne logistique et commerciale
• Marges

L’organisation du projet était aussi un enjeu à part entière :

• Manque de temps et de ressources internes.
• Manque d’expertise interne pour rythmer un projet et respecter une date butoire.

Objectifs

➜ Trouver un outil efficace, au moins aussi bon que le logiciel précédent

➜ Qui convienne aux magasins.

➜ Le tester, le mettre en place.

➜ Dans les temps car il y avait une date limite négociée avec l’éditeur de l’ancien outil. On n’avait pas le luxe de pouvoir déraper.

➜ Que ça fonctionne impeccablement.

➜ Et comme d’habitude : que l’équipe projet fonctionne bien.

Méthode

Organisation limpide et rythmée

★ Organisation : définitions des rôles.

★ Rituels : 2 types de réunions = avec la chef de projet et le pilote + avec le groupe projet.

★ Fréquence de réunion : 1h/semaine avant mise en place de l’outil ; 1h30-2h/semaine lors de la mise en place.

★ Kanban digital pour grouper la gestion des tâches individuelles, la gestion des tâches collectives, le pilotage, les relances, la revue des tâches effectuées.

★ Règles d’or (ex. : préparer et synthétiser chaque réunion ; tout se dire ; météo à chaque début de réunion ; etc.).

★ Et bien sûr : mise à jour de toute cette organisation au fil de l’eau selon les évolutions du contexte.

Processus combinant intelligence collective et expertise

★ Interviews des utilisateurs (responsables de magasin)

★ Définition des besoins seulement après les interview.

★ Protocole de recherche d’outils

★ Sélection en intelligence collective

★ Démonstrations selon la définition des besoins

★ Sélection finale

★ Protocole de mise en production

Résultats

Tous les objectifs sont atteints.

➜ Des projets qui se passent comme ça, c’est top.

➜ On a tous les critères évoqués au départ : respecter le timing, les fonctionnalités dans une bonne entente et un bon fonctionnement courant.

On a trouvé un bon outil.

➜ Il répond au besoin initial.

➜ Son ergonomie est simple et efficace.

L’équipe projet a bien fonctionné, avec bienveillance et réactivité : ça, c’était vraiment au rendez-vous donc c’est une réussite collective.

➜ J’ai observé une mise en place d’organisation efficace, vite trouvée dès le début et validée par l’équipe projet interne.

➜ Pour autant, on était ouvert à ce qu’elle puisse évoluer, ce qui est passé par une définition des rôles de chacun : qu’est-ce qu’on attend de Fruxio ? Qu’est-ce qu’on attend de la cheffe de projet ?

➜ Un fonctionnement agréable.

➜ Des réunions toujours tenues, un rythme hebdomadaire qui a toujours été respecté.

Bonus : il y a eu montée en compétences de la cheffe de projet interne et peut-être d’autres personnes.

Supervision et ajustements

Pour moi, en tant que sponsor, j’ai apprécié d’avoir la vision générale avec l’équipe de Fruxio, la supervision mensuelle avec notamment la météo mutuelle de collaboration, des ajustements, des précisions qui ont été bénéfiques.

Un projet qui s’est très bien déroulé de A à Z.

À quel point es-tu content de ce travail ?

Un projet qui fonctionne bien comme ça, ça ouvre des perspectives d’amélioration sur d’autres sujets, ça donne confiance pour d’autres projets qui pourraient être menés, plus de confiance sur l’interne et avec Fruxio puisque c’est le 2e projet, et les 2 se sont bien passés.

Des projets qui se passent comme ça, c’est top. On a tous les critères évoqués au départ, dans une bonne entente et avec montée en compétences de notre côté.