Témoignage Sécuriser plus de 10.000 recrutements annuels en éliminant un cauchemar administratif

Zalar Agri est une entreprise du secteur agricole spécialisée dans la production de produits frais qui nécessitent d’être récoltés au jour le jour.

Pour assurer ses opérations, l’entreprise s’appuie sur une main-d’œuvre extrêmement importante, avec des effectifs pouvant atteindre 4.000 ouvriers saisonniers lors des pics d’activité, soit jusquà 7.000 recrutements aux pics, pour plus de 10.000 recrutements effectués chaque année.

Smaïl Bousta est Directeur de la Performance Opérationnelle. Ses deux responsabilités majeures gravitent autour de la gestion de la main-d’œuvre des ouvriers saisonniers et de la qualité des produits.

Son principal enjeu de management (son « P&L personnel ») est de maximiser son efficacité au travail en se débarrassant des tâches chronophages à très faible valeur ajoutée, afin de pouvoir se concentrer sur ce qui a un véritable impact direct sur l’entreprise : l’encadrement des équipes de recrutement, l’analyse de la productivité et la supervision des opérations aux champs.

Problème : la gestion et la facturation chronophages des transports exceptionnels d’ouvriers

• Un suivi informatique inadapté : si les trajets standards « domicile-ferme » des ouvriers étaient parfaitement pointés et facturés automatiquement, les petits déplacements exceptionnels (amener un ouvrier à la municipalité pour légaliser son contrat, conduire un blessé léger, aller à la banque, récupérer un colis) ne rentraient pas dans le système logiciel classique.
• Un cauchemar administratif : ces transports spécifiques se retrouvaient noyés dans les factures des transporteurs, bloquant la validation automatique. La validation devenait une « patate chaude » qui atterrissait finalement sur le bureau de Smail Bousta, lui faisant perdre un temps fou en vérifications pour des montants pourtant peu significatifs.
• Le refus des transporteurs : face à la complexité pour se faire payer ces trajets particuliers, de nombreux transporteurs finissaient par refuser de les effectuer.
• Des blocages opérationnels critiques : le refus des transporteurs paralysait la chaîne de production. L’incapacité d’aller légaliser les contrats à la municipalité bloquait les recrutements ; les bus incomplets ne pouvaient pas être remplis, et le versement des paies pouvait être retardé.
• Un impact lourd sur la qualité : Dans ce secteur, un recrutement bloqué signifie un manque d’ouvriers le jour J, entraînant des marchandises fraîches non récoltées et d’importants problèmes de qualité, dont le coût est infiniment supérieur à celui du trajet initial.

Objectifs

1. Faciliter la validation des factures pour libérer le temps des équipes administratives et de la direction.
2. Ne tolérer aucun obstacle au recrutement en rendant la commande et la validation de ces transports exceptionnels extrêmement fluides, pour sécuriser le travail et la récolte aux champs.

Méthode et relation

Ce qui a été particulièrement apprécié :

• La démarche collaborative : Raphaël (Fruxio) a agi comme un véritable « maître de cérémonie » en insistant pour faire participer tous les intervenants terrain. Cela a permis de n’oublier aucun détail métier et de susciter immédiatement l’adhésion des futurs utilisateurs.
• Du pragmatisme et de l’informel : Smaïl a beaucoup apprécié l’approche terrain et sans filtre de Fruxio (« pas trop guindé », à l’image du domaine agricole). L’objectif n’était pas de produire de longs rapports de consultants, mais de formaliser visuellement le processus de manière très illustrée pour aboutir à une solution concrète qui fonctionne.
• Le droit à l’erreur et l’itération : Fruxio a mis en place une version test sur un site, qui a fonctionné en parallèle de l’ancien fonctionnement sans être obligatoire. La solution a été ajustée en deux ou trois itérations, et même peaufinée 6 mois plus tard pour régler les derniers petits détails.

Satisfaction, résultats et perspectives

Résultat en une phrase : « Le problème a complètement disparu de ma cartographie. »

• Niveau de satisfaction : Smaïl Bousta est extrêmement satisfait. « Une solution parfaite. »
• Simplicité déconcertante : le processus et la solution mis au point par Fruxio sont tellement simples qu’au début, beaucoup d’utilisateurs ne les utilisaient pas. Ils se disaient « c’est pas possible, je peux pas me permettre de faire un transport exceptionnel comme ça. Il faut que ça soit un peu plus compliqué et que ça ne passe pas à tous les coups. »
• Ce que ça lui permet : Smail a pu se reconcentrer pleinement sur son cœur de métier : manager ses équipes, piloter la productivité et sécuriser les récoltes. La charge mentale et la perte de temps liées à cette tâche à très faible valeur ajoutée ont disparu.
• Perspectives : la réussite de ce projet a instauré une forte confiance. « Fruxio nous a beaucoup aidés, je trouve que c’est très très pragmatique et c’est ce dont on avait besoin. Donc moi, je remercie Raphaël pour son approche, pour la dynamique qu’il a insufflée et j’aimerais bien qu’on avance aussi sur d’autres projets. »