Comment supprimer les oublis et erreurs dans le traitement des commandes ?

Directeur de Propain

Le principal bĂ©nĂ©fice, c’est le respect des commandes clients. Chaque erreur occasionnait une rectification quoi qu'il arrive. Aujourd’hui, on a beaucoup moins d'erreurs. Donc beaucoup moins de rectifications, donc de la satisfaction client et du gain de temps.

DeuxiĂšme bĂ©nĂ©fice : ça a retirĂ© une grosse charge de travail de nos opĂ©rateurs, ça laisse plus de temps pour la relecture, donc encore moins d’erreurs et encore moins de rĂ©clamations clients.

On va pouvoir octroyer une journée de repos supplémentaire mensuelle à chaque collaborateur afin de passer à 6 jours mensuels contre 5 actuellement (+12 jours/an par salarié).

Propain est une marque de pains, pùtisseries et viennoiseries qui fournit différents réseaux à Madagascar : grandes surfaces, compagnies aériennes, stations services, boutiques franchisées, etc.

ProblĂšmes : des erreurs et oublis de commandes

En raison du volume de commandes élevé et croissant, le processus existant causait des oublis et des erreurs dans le traitement des commandes clients.

Objectifs

➜ Supprimer les oublis
➜ Supprimer les erreurs
➜ Fluidifier l’envoi des commandes
➜ Gagner du temps
➜ Fiabiliser le processus
➜ Augmenter la synchronisation entre les personnes concernĂ©es
➜ Faire en sorte que le processus soit immĂ©diatement adoptĂ© par toutes les personnes concernĂ©es

MĂ©thode

★ Approche mĂ©thodique et progressive, permettant une avancĂ©e constante sans surcharge.
★ Mise Ă  contribution des personnes directement concernĂ©es par le processus (ceux qui font le job)
★ Nettoyage du processus existant avant tout ajout d’étape ou d’outil.
★ Introduction d’un outil numĂ©rique le plus simple et le plus efficace possible.

RĂ©sultats

Mise en application : janvier 2023

Evolution du nombre d’avoirs (-68%) et de recouvrements (-42%) 2022-2023

RĂ©duction significative des erreurs de commande

➜ AmĂ©lioration de la satisfaction client
➜ AmĂ©lioration du climat social : baisse des tensions internes.

Simplification du processus : de 3 Ă©tapes de saisie (33 actions) Ă  1 Ă©tape (22 actions)

➜ Gain de temps
➜ Diminution du stress

Augmentation de la productivité

➜ Potentiel d’un jour de congĂ© mensuel supplĂ©mentaire afin de passer Ă  6 jours mensuel contre 5 actuellement (+12 jours/an)