Julien Loray,
Directeur de Propain
Le principal bénéfice, c’est le respect des commandes clients. Chaque erreur occasionnait une rectification quoi qu'il arrive. Aujourd’hui, on a beaucoup moins d'erreurs. Donc beaucoup moins de rectifications, donc de la satisfaction client et du gain de temps.
Deuxième bénéfice : ça a retiré une grosse charge de travail de nos opérateurs, ça laisse plus de temps pour la relecture, donc encore moins d’erreurs et encore moins de réclamations clients.
On va pouvoir octroyer une journée de repos supplémentaire mensuelle à chaque collaborateur afin de passer à 6 jours mensuels contre 5 actuellement (+12 jours/an par salarié).
Propain est une entreprise spécialisée dans le secteur de l’agroalimentaire, basée à Madagascar.
L’entreprise intervient notamment dans la boulangerie-pâtisserie et la gestion de produits alimentaires, avec des exigences fortes en matière de chaîne du froid, de gestion des DLC (dates limites de consommation) et de qualité des approvisionnements.
Propain opère dans un environnement où le recrutement de profils qualifiés sur des postes clés représente un enjeu stratégique majeur.
Problèmes : des erreurs et oublis de commandes
En raison du volume de commandes élevé et croissant, le processus existant causait des oublis et des erreurs dans le traitement des commandes clients.
Objectifs
➜ Supprimer les oublis
➜ Supprimer les erreurs
➜ Fluidifier l’envoi des commandes
➜ Gagner du temps
➜ Fiabiliser le processus
➜ Augmenter la synchronisation entre les personnes concernées
➜ Faire en sorte que le processus soit immédiatement adopté par toutes les personnes concernées
Méthode
★ Approche méthodique et progressive, permettant une avancée constante sans surcharge.
★ Mise à contribution des personnes directement concernées par le processus (ceux qui font le job)
★ Nettoyage du processus existant avant tout ajout d’étape ou d’outil.
★ Introduction d’un outil numérique le plus simple et le plus efficace possible.
Résultats
Mise en application : janvier 2023
Evolution du nombre d’avoirs (-68%) et de recouvrements (-42%) 2022-2023
Réduction significative des erreurs de commande
➜ Amélioration de la satisfaction client
➜ Amélioration du climat social : baisse des tensions internes.
Simplification du processus : de 3 étapes de saisie (33 actions) à 1 étape (22 actions)
➜ Gain de temps
➜ Diminution du stress
Augmentation de la productivité
➜ Potentiel d’un jour de congé mensuel supplémentaire afin de passer à 6 jours mensuels contre 5 actuellement (+12 jours/an par salarié)