Témoignage Comment simplifier les flux d’achats ?

Metallikit est le leader de la charpente métallique à Madagascar et la seule entreprise malgache de coupé-longueur et façonné (armature pour béton). Ses clients sont des entreprises dans la construction et le génie civil.

Metallikit réalise la conception, la fabrication et le montage depuis 2002 sur la zone Madagascar, La Réunion, Rwanda, Île Maurice.

Une opportunité de s’améliorer

Le point de départ, c’est la venue de Fruxio dans le groupe.

Nous ne voyions pas de problème mais il y a eu impulsion de Fruxio et on a mis le doigt sur les achats.

Le processus Achats part de la consultation à l’enregistrement de la facture fournisseur en passant par l’évaluation, la confirmation de commande, la réception fournisseur, la validation de facture.

Or Metallikit a eu de gros soucis en 2022-23, on a perdu une grosse partie de l’équipe et tout s’est centralisé sur moi. Nous avions donc besoin de remettre les choses à leur place et de faire plus simple.

Pourquoi ce service ? Il était déjà en place alors que les autres se mettaient en place. La Responsable Appro & Stocks, Annick Rasolofo, est arrivée à ce poste en janvier 2024 et elle était dans le groupe depuis 2012.

Objectifs

➜ Digitaliser, réduire le papier

➜ Pouvoir gérer le sujet en n’étant pas sur place

➜ Accompagner la mise en place de la méthode Achats

Méthode

Point de vue de Metallikit :

★ Accompagnement assez génial : écoute et partage d’idées. On a exposé notre structure et vous êtes venus avec des idées et un schéma digital qui est pratique.

★ Coaching qui oblige à s’arrêter sur un sujet et à y réfléchir. Ce qui est important car on n’arrive pas à s’arrêter si on n’y est pas obligé.

Précisions de Fruxio :

★ Approche méthodique et progressive, permettant une avancée constante sans surcharge.

★ Mise à contribution des personnes directement concernées par le processus (ceux qui font le job)

★ Nettoyage du processus existant avant tout ajout d’étape ou d’outil.

★ Utilisation des outils numériques disponibles, ou introduction d’outils numériques les plus simples, les plus efficaces et les moins nombreux possibles.

Résultats

➜ Gain de 5-10’ par bon de commande pour 120 bons de commande par mois = 15h/mois

➜ Utilisation de la suite collaborative existante (pas d’ajout d’outil numérique)

➜ Traçabilité de tous les documents du flux

➜ Facilité pour retrouver tout document : recherche de tout fournisseur, bon de commande, facture

➜ Signature par le directeur depuis n’importe où, n’importe quand

➜ Toute la structure est digitale, beaucoup moins d’échange de papier

➜ Moins de désordre papier sur les bureaux

➜ Gain en papier, encre, imprimante (4-5 ramettes/mois)

À quel point êtes-vous contents de ce travail ?

David Israel : 8-9/10 👇

Parce que tout est toujours perfectible.

Ça permet d’avoir du temps pour de possibles autres développements
et accompagner la mise en place des nouvelles structures qu’on met en place.

Ça a permis de toucher de nouvelles possibilités offertes par la suite Google.

Et le flux qu’on a monté reste ludique.

Annick Rasolofo : 10/10 👇

J’ai pu et je peux encore apprendre beaucoup de choses sur tous les rouages de Google Workspace, sur toutes les applications de Google.