L’arbre qui cache la forêt…
L’histoire commence lors de l’appel d’un dirigeant dont la société a pour activité les énergies renouvelables. La question est posée : “Mon serveur est en train de me lâcher, que puis-je faire ?” Ma réponse n’a pas été linéaire et je n’ai pas sorti de ma poche une formation en maintenance pour serveur en panne. Ç’aurait été trop simple !
Après quelques échanges, ce même dirigeant formule des attentes plus précises. Son souhait : soutenir la croissance de son entreprise en évoluant vers des modes de travail plus collaboratif et en réorganisant son architecture informatique. Cloud or not Cloud ? Le changement du serveur à risque n’était que l’étape d’après. Ce n’était que l’arbre qui cache la forêt.
Dans l’environnement du client d’autres contraintes que celles de la vétusté du serveur ont orienté le projet et notamment :
- Un environnement informatique sous client léger (TSE),
- Un équipement 1.0 (peu fonctionnel),
- Un nomadisme qui favorise la perte de liens entre les collaborateurs et l’entreprise.
- L’absence de compétences d’accompagnement et de migration.
Voici comment le dirigeant s’est exprimé sur la situation : “Actuellement notre architecture technique est similaire à un château de cartes avec des cures dents comme pilotis”.
C’est parlant, non !
Quand un serveur songe à prendre sa retraite : une entreprise se tourne vers le cloud
Après plusieurs heures, le diagnostic est posé. Le client dit vouloir soutenir la croissance de son entreprise en passant au Cloud. Il émet néanmoins, quelques conditions :
- Accompagner en souplesse les hommes de l’entreprise dans ce changement,
- Mode de travail plus collaboratif
- Garantir le passage à une architecture technique flexible et intégrée,
- Prise en compte de l’infrastructure existante
- ERP,
- Logiciel de compta et de gestion,
- Interface web,
- Autres applications tierces.
- Prise en compte de l’infrastructure existante
Alors, si j’avais endossé ma casquette de revendeur Google, j’aurais surement envisager G Suite comme solution Cloud la plus appropriée pour faire le job et ainsi suggéré le remplacement de tous les équipements fonctionnant sous Microsoft.
Mais, aurais-je considéré mon client en faisant cette suggestion ? Avant de corriger les aspects techniques (le serveur en préretraite), le client souhaite opérer un changement profond, faire évoluer les modes de travail et : “simplifier la vie des utilisateurs”.
La difficulté d’un choix !
Les habitudes prises par les utilisateurs de cette entreprise sont celles d’une utilisation quotidienne entre tableurs Excel et messagerie Outlook. Mon client hésite à tout basculer dans G Suite. Il se pose la question de l’utilité d’imposer la messagerie Gmail à ses collaborateurs ? Et il ne voit pourtant aucune contre-indication à utiliser Google Drive pour collaborer, partager et stocker ses documents ? Je lui soumets des arguments tangibles comme sur Gmail et il semble sceptique. Son souhait aller “vers la simplification” :
- Lire et rédiger des e-mails en mode hors connexion
- Rappelez un message que vous venez d’envoyer
- Envoyez des pièces jointes volumineuses en insérant des fichiers stockés dans Google Drive
Au même titre, je suis interpellée quant au choix de conserver des logiciels Microsoft (parce que nous n’avons jamais fait autrement) ou continuer avec des périphériques obsolètes alors que l’objectif du client est de se diriger vers des modes de fonctionnement plus modernes et agiles.
Ce que je crois n’a finalement peu d’importance dans ce type de projet. Les plus enclins à démontrer la puissance d’un nouvel environnement sont les utilisateurs eux-mêmes. Si leur travail y est plus productif, s’ils sont heureux alors nous avons gagné.
Avancer en connaissance de cause…
Les étapes du changement
- Analyser les solutions des éditeurs et se familiariser avec leur vision
Bien comprendre l’ADN des éditeurs Cloud s’avère être une aide précieuse pour mener à bien sa transition. Historiquement, Google connait mieux son sujet puisque Google Apps for Works (nouvellement G Suite) a été lancé en 2004. Son ambition est la recherche de l’innovation. Microsoft quant à lui arrive après, en 2011 avec Microsoft Office 365. Il est davantage tourné vers la conservation de l’existant. Deux positions opposées et défendables !
Voir toutes les fonctionnalités de G Suite
Voir toutes les fonctionnalités Microsoft Office 365
- Adapter la stratégie Cloud à votre environnement
Deux critères peuvent aider notre client à préparer sa stratégie Cloud :
- La taille de son entreprise
- L’absence ou la présence d’un représentant technique.
Le client peut choisir de ne pas se diversifier au vu de sa taille (PME/ETI), de son manque de compétences en accompagnement et en migration, de l’absence d’équipes de développement et de production informatique.
Il peut aussi choisir de varier son usage du Cloud au vu de sa taille (grande entreprise avec Filiales), développement de son activité, augmentation de son effectif et une grande variété de besoins exprimés.
- Construire une stratégie Cloud cohérente et adaptée aux usages de votre entreprise
Pour construire une stratégie Cloud fiable et durable, le client étudie d’abord les solutions émises par les éditeurs. (Dans cet article, le client a benchmarké Microsoft Office 365 et G Suite). Il doit être également, en mesure de partager la vision de l’éditeur pour assumer cette transition.
Bien entendu, le client n’a aucune obligation de mettre tous ses œufs dans le même panier. Si cela lui paraît clair, il peut tout à fait opter pour une solution monocloud ou multicloud et faire cohabiter deux environnements différents.
Le plus important est de rester compréhensible. Si le client décide d’user de G Suite pour la suite bureautique et collaborative et un ERP agile sous Microsoft, pourquoi pas !
- Changer d’équipement informatique
J’ai entendu dire que le client travaille dans un environnement sous client léger (TSE). C’est un composant de Microsoft Windows. Pour une entreprise, le service de Terminal permet aux services informatiques d’installer des applications sur un serveur central. Si le protocole du service de Terminal est supporté, alors le client peut tout à fait prévoir l’utilisation de Chromebooks. Cette initiative de Google propose des ordinateurs portables simples, sécurisés, rapides et pas chers. Parce qu’ il peut facilement s’adapter et s’interfacer avec deux environnements éditeurs.
Pour aller plus loin : lire “Pourquoi choisir un Chromebook plutôt qu’un PC ou Mac ?
Quelques astuces…
Pour tirer avantage d’un Cloud, associez votre système d’information aux services de ce dernier.
Quelle que soit votre orientation stratégique, vous bénéficierez de toute la puissance d’une plateforme Cloud, si vous associez votre système d’information aux services de ce dernier.
Par conséquent, si le client décide de s’orienter vers G Suite comme suite bureautique, il aura tout intérêt à porter l’ensemble des applications :
- Google Drive (pour le stockage et partage de document),
- Google + (pour les communautés d’intérêts),
- Gmail (pour être notifié en cas de collaboration),
- Google Agenda (pour organiser des événements)
Et s’il veut agir sous Microsoft Office 365, il pourra avoir recours au solution Azure :
- Virtual Machine (instance de calcul),
- Storage (pour le stockage),
- SQL Database (pour la base de données).
Tandis qu’il ne faut pas oublier vos collaborateurs, soutenez-les dans ce changement. pour les préparer au mieux à la transition par :
- De la formation aux outils,
- Une présentation claire de votre stratégie Cloud,
- Exposer votre vision,
- Structurer votre organisation autour de règles du jeu...
S’ils se sentent bien encadrés et en sécurité, ils n’en seront que plus reconnaissants. Ils deviendront vos plus fidèles ambassadeurs.
“Le serveur est en panne, que puis-je faire ?” :
En conclusion, dans cet exemple en optant pour une solution Cloud agile et collaborative, le client agit en toute connaissance de cause. D’ailleurs, j’ai vu vu qu’en partant du serveur vétuste, Je suis arrivée à guider le client. Ses choix vont faire progresser son entreprise et :
- Faire évoluer les modes de travail,
- Réduire les coûts liés à l’infrastructure,
- Innover et remplacer le matériel vétuste par de nouvelles générations d’équipements,
- Structurer la transition en définissant une stratégie Cloud cohérente,
- Recruter pour assurer le pilotage des outils et gagner en réactivité.
Rappel : Qu’est-ce que le Cloud ?
Alors si, comme ce client, vous portez en vous ce changement et vous souhaitez des conseils d’experts pour délimiter votre stratégie Cloud, contactez-nous :-)
Et mieux encore, partagez-nous vos commentaires et dites-nous comment vous traitez cette question !