Google Drive est une des applications dites de collaboration dans la suite Google Apps for Work. Cet outil incontournable vous permet de partager des dossiers et des documents avec votre équipe. Vous écrivez en même temps sur les documents ce qui anime vos réunions physiques et distantes. Vous adorez constatez que vous divisez les délais grâces à ces outils synchronisés. Mais vous pourrez gagner encore plus de temps si vous découvriez toutes ces astuces.

Créer une arborescence partagée

Créer un nouveau document c’est facile. Un vrai jeu d’enfants. Mais dès que l’on prend goût à la collaboration, on multiplie rapidement le nombre de documents partagés dans l’équipe. Ce qu’il faut savoir, c’est qu’avec Google Drive, il est plus judicieux de classer les documents par groupes de travail que par types de documents. Ainsi on peut partager un dossier à une groupe de travail. Les sous-dossiers prendront les paramètres de partage du dossier racine, donc on partage en général à la racine le dossier à un cercle restreint.

Cette question est importante dans une entreprise et il faut prendre le temps de se poser les bonnes questions. Nous animons en général des ateliers de création d’une arborescence partagée associé à une charte de nommage des documents.

Numériser les notes de frais depuis un Smartphone

Vous aussi vous rêvez de digitaliser vos documents papiers depuis votre Smartphone ? Enregistrez-les directement dans le bon dossier sur Google Drive et bénéficiez de la reconnaissance de caractère pour en référencer le contenu. On retrouve tous nos documents en quelques secondes grâce au moteur de recherche !

Gérer les versions de document

Lorsque l’on travaille sur des documents partagés, l’équipe a parfois besoin de pouvoir revenir sur une ancienne version du document. Pour cela, vous n’avez rien à faire ! Cette fonctionnalité est gérée par Google Drive que le document soit au format Google (collaboratif) ou bien qu’il soit un format importé, par exemple un .pdf .xlsx etc …
Découvrez les deux façons de gérer le versioning dans Google Drive.

Prémunissez-vous contre les fichiers perdus dans Google Drive

Les fichiers orphelins dans Google Drive sont des documents qui ne sont plus classés dans un dossier, mais qui existe toujours dans Google Drive. Le lien URL du document est toujours valide. Le document est toujours référencé dans le moteur de recherche Google Drive.

Seul le propriétaire d’un document peut supprimer celui-ci. Si quelqu’un d’autre le supprime, le document n’est pas supprimé mais il disparaît des dossiers partagés. Oui, vous vous souvenez, un document peut être classé dans plusieurs dossiers. La bonne nouvelle c’est qu’on peut retrouver ces documents et les restaurer dans les dossiers partagés. Voir la vidéo sur les fichiers orphelins.

Les petites astuces qui font de grands changements

Vous êtes nombreux chaque semaines à nous demander des petits conseils en nous envoyant un mail à team@fruxio.co. Chaque jour vos questions nous prouvent que vous adorez collaborer grâce à ces documents collaboratifs. Mais parfois, changer de logiciel nous perturbe un peu et on a du mal à retrouver toutes les fonctionnalités qui nous plaisaient tant dans nos anciennes habitude.

C’est pourquoi j’ai compilé pour vous aujourd’hui une liste d’astuces qui vous simplifient la vie :

 

Découvrez en encore plus sur les feuilles de calcul

Nous sommes souvent sollicités pour accompagner les gros utilisateurs d’Excel (contrôleur de gestion, DAF et autre analyste). La magie du collaboratif sur Google Sheets vaut la peine de suivre une formation de mise à jour.

Attention, cette vidéo date de 2014, les outils évoluent très vite, il est fort probable que de nouvelles fonctionnalités soient sorties depuis.

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