Évitez de perdre deux heures par jour de votre temps !

Des tâches rĂ©pĂ©titives et peu valorisantes qui vous font perdre deux heures par jour de votre temps, si c’est votre lot quotidien, ça l’a Ă©tĂ© aussi pour nous ! Fort est de constater, que nos missions, notre environnement, notre culture, notre stratĂ©gie ont changĂ© mais que notre fonctionnement de travail est restĂ© intact. Pas par conservatisme, mais plutĂ´t par sĂ©curitĂ© !

C’est pourquoi, nous avons souhaitĂ© vous partager notre dĂ©marche quant Ă  notre manière de gĂ©rer notre administration. Elle se veut plus collaborative et efficace. Nous communiquons aux Ă©quipes uniquement les Ă©lĂ©ments qui nous semblent importants et nous simplifions les tâches rĂ©pĂ©titives. Nous co-construisons nos projets pour ensuite diffuser les indicateurs qui nous paraissent les plus pertinents.

Nous ne sommes pas des magiciens, nous procĂ©dons seulement par Ă©tapes dans une dĂ©marche collaborative et d’amĂ©lioration continue.

Les principales étapes pour ajuster notre processus

Nous avons disséqués notre processus, pour lever les freins et identifier nos réussites. Autour de 3 étapes clés, nous avons repensé notre administration. Nous voulions répondre à la question: « comment faire mieux en moins de temps » ? Nous avons donc :

  1. Déssiné notre parcours
  2. Planifié la fréquence de nos tâches
  3. Identifié nos savoir-faire et nos usages

Puis nous avons

  1. Donné une priorité à nos tâches
  2. Mesuré la rentabilité de chacune de nos actions
  3. Appliqué des actions correctives

Notre ADN sous entendait que nous devions maĂ®triser l’ensemble des tâches de nos collègues.  En tout cas, c’est ce que nous pensions ! Nous nous sommes aperçus très vite que ce n’Ă©tait pas possible. Aujourd’hui, nous nous impliquons dans le travail des diffĂ©rents membres de l’Ă©quipe sans pour autant tout gĂ©rer ! C’est bien plus simple et plus productif.

 Des actions correctives pour une organisation administrative plus agile

Pour Ă©viter d’avoir de nombreux mails rĂ©ceptionnĂ©s sans aucunes actions, des outils mal utilisĂ©s car trop de supports diffĂ©rents, un ralentissement du processus car des salariĂ©s peu satisfaits, nous avons choisi de nous simplifier la vie !

Cette organisation a donnĂ© lieu Ă  plusieurs actions simplifiantes. Grâce Ă  elle, nous avons pu automatiser nos tâches rĂ©pĂ©titives avec l’outil Zapier, Ă©vitĂ© les envois multiples par mails par la mise en place de Front : boĂ®te mail collaborative, gĂ©rer une arborescence commune dans Google Drive, partager et collaborer sur nos dossiers, adopter la signature Ă©lectronique avec Echosign et notifier un message dans Gmail quant un bon de commande est signĂ©.

Des quelques astuces pour vous aider !

Automatisation des tâches répétitives : des Zaps pour retrouver toutes nos informations !

Nous obtenons :

  • Des alertes SIG avec envoi de contenu dans la boĂ®te mail collaborative, Front .
  • Un tableur (Google Sheet) regroupant toutes nos pistes commerciales.

 

Zaps & Zapier

Automatisation des tâches administratives, commerciales et marketing

 

Front, une boîte mail collaborative pour ne plus rien perdre de vue !

Les bénéfices sont simples :

  • MĂŞme niveau d’information
  • RapiditĂ© de traitement : les membres sont assignĂ©s dès qu’un message les concerne
  • Ajouter des commentaires pour prĂ©ciser une action Ă  un membre
  • Meilleure qualitĂ© de service pour nos clients
Front App

Front App, boîte mail collaborative

Partagez par défaut avec Google Drive,

Bénéfices :

  • Co-production
  • Collaboration
  • Engagement
  • Confiance et sĂ©curitĂ©
Google Drive

Google Drive & culture du partage

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Interview de Caroline Busignies : simplification de l’administration 

Caroline Busignies, experte en simplification digitale et chargĂ©e de la gestion administrative au sein de Digital Collab, nous raconte les actions qu’elle a mise en place pour gagner en efficacitĂ©, productivitĂ© et temps.

https://youtu.be/84O-1hf6DOY

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