Évitez de perdre deux heures par jour de votre temps !
Des tâches répétitives et peu valorisantes qui vous font perdre deux heures par jour de votre temps, si c’est votre lot quotidien, ça l’a été aussi pour nous ! Fort est de constater, que nos missions, notre environnement, notre culture, notre stratégie ont changé mais que notre fonctionnement de travail est resté intact. Pas par conservatisme, mais plutôt par sécurité !
C’est pourquoi, nous avons souhaité vous partager notre démarche quant à notre manière de gérer notre administration. Elle se veut plus collaborative et efficace. Nous communiquons aux équipes uniquement les éléments qui nous semblent importants et nous simplifions les tâches répétitives. Nous co-construisons nos projets pour ensuite diffuser les indicateurs qui nous paraissent les plus pertinents.
Nous ne sommes pas des magiciens, nous procédons seulement par étapes dans une démarche collaborative et d’amélioration continue.
Les principales étapes pour ajuster notre processus
Nous avons disséqués notre processus, pour lever les freins et identifier nos réussites. Autour de 3 étapes clés, nous avons repensé notre administration. Nous voulions répondre à la question: « comment faire mieux en moins de temps » ? Nous avons donc :
- Déssiné notre parcours
- Planifié la fréquence de nos tâches
- Identifié nos savoir-faire et nos usages
Puis nous avons
- Donné une priorité à nos tâches
- Mesuré la rentabilité de chacune de nos actions
- Appliqué des actions correctives
Notre ADN sous entendait que nous devions maîtriser l’ensemble des tâches de nos collègues. En tout cas, c’est ce que nous pensions ! Nous nous sommes aperçus très vite que ce n’était pas possible. Aujourd’hui, nous nous impliquons dans le travail des différents membres de l’équipe sans pour autant tout gérer ! C’est bien plus simple et plus productif.
Des actions correctives pour une organisation administrative plus agile
Pour éviter d’avoir de nombreux mails réceptionnés sans aucunes actions, des outils mal utilisés car trop de supports différents, un ralentissement du processus car des salariés peu satisfaits, nous avons choisi de nous simplifier la vie !
Cette organisation a donné lieu à plusieurs actions simplifiantes. Grâce à elle, nous avons pu automatiser nos tâches répétitives avec l’outil Zapier, évité les envois multiples par mails par la mise en place de Front : boîte mail collaborative, gérer une arborescence commune dans Google Drive, partager et collaborer sur nos dossiers, adopter la signature électronique avec Echosign et notifier un message dans Gmail quant un bon de commande est signé.
Des quelques astuces pour vous aider !
Automatisation des tâches répétitives : des Zaps pour retrouver toutes nos informations !
Nous obtenons :
- Des alertes SIG avec envoi de contenu dans la boîte mail collaborative, Front .
- Un tableur (Google Sheet) regroupant toutes nos pistes commerciales.
Automatisation des tâches administratives, commerciales et marketing
Front, une boîte mail collaborative pour ne plus rien perdre de vue !
Les bénéfices sont simples :
- Même niveau d’information
- Rapidité de traitement : les membres sont assignés dès qu’un message les concerne
- Ajouter des commentaires pour préciser une action à un membre
- Meilleure qualité de service pour nos clients
Front App, boîte mail collaborative
Partagez par défaut avec Google Drive,
Bénéfices :
- Co-production
- Collaboration
- Engagement
- Confiance et sécurité
Google Drive & culture du partage
Interview de Caroline Busignies : simplification de l’administration
Caroline Busignies, experte en simplification digitale et chargée de la gestion administrative au sein de Digital Collab, nous raconte les actions qu’elle a mise en place pour gagner en efficacité, productivité et temps.
https://youtu.be/84O-1hf6DOY