J’ai changé mes habitudes sans consulter de spécialiste !
Pour réduire de 50% mes mails tout en améliorant ma communication, il m’a fallu changer mes habitudes.
Je n’avais pas les moyens de consulter un spécialiste pour m’aider à réduire mes mails afin de revoir mon mode de vie en changeant mon rythme et devenir ainsi la reine de la vie saine. Aussi, pour diminuer le nombre de message envoyé, j’ai trouvé la TÂCHE à simplifier en priorité.
Grâce à cette tâche, je suis passée en quelques mois de 50 mails envoyés par jour à une dizaine. Aujourd’hui ma boîte mail réceptionne les notifications de mon réseau et mes abonnements aux newsletters sans action de ma part. Du coup, je me consacre uniquement à l’envoi des mails à mes nouveaux contacts et pour des mailings très ciblés.
Ce qui est important : ce n’est pas de changer d’outil pour réussir dans cette démarche : « réduire la quantité de mails envoyés et reçus » mais bel et bien de vous engager dans un processus de SIMPLIFICATION.
Les questions à se poser :
- Que cherchez-vous à simplifier dans votre communication ?
- Comment souhaitez-vous communiquer avec vos collaborateurs ?
- Qu’envisagez-vous d’améliorer ?
- Que souhaitez-vous supprimer dans votre quotidien qui vous empêche d’être productif ?
Après cette étape de questionnent, vous serez en mesure de lister le ou les moyen(s) pour y arriver ! L’outil qui sera le mieux adapté à vos besoins. L’idée n’étant pas de reproduire vos façons de faire sur un autre outil !
“J’ai choisi d’utiliser trois outils simples
- La visioconférence pour approfondir un sujet,
- La messagerie instantanée pour traiter les urgences et bonnes pratiques
- La communauté pour partager de l’information récurrente et transversale
“Avec la visioconférence, je gagne du temps !”
Quand mon planning est chargé et qu’il m’est impossible de me déplacer, j’ouvre une discussion en invitant l’équipe à rejoindre la visioconférence. L’idée n’est pas de multiplier ce type d’interaction mais de gagner du temps.
Avec des solutions comme Hangouts ou appear-in, je me focalise sur les points à approfondir. Cette solution est idéale quand je dois finaliser un projet sans parvenir à regrouper physiquement toutes les personnes concernées. Je partage en direct mon travail en reprenant seulement les points qui nécessitent leur validation. Cette solution est efficace si la durée de la visioconférence ne dépasse pas une heure.
J’ai testé plusieurs solutions et les plus confortables sont : Hangouts Meet, Appear-in, GoToMeeting, Zoom et Skype.
J’utilise Hangouts Meet principalement avec l’équipe étendue et les utilisateurs G Suite. Pour mes autres contacts, je préfère Appear-in car l’outil me permet de personnaliser la visio en ajoutant un nom à la réunion (c’est plus professionnel). De plus, cet outil ne nécessite ni inscription, ni installation et offre une mise en place immédiate.
De plus, comme je travaille depuis 20 ans sur un environnement Microsoft, j’ai conservé mon compte Skype pour échanger avec mes anciens collègues et fournisseurs.
Ces solutions sont aussi facile d’utilisation sur mobile. Je vais dans mes applications et je les lance en un clic.
Le plus compliqué avec Skype, c’est d’ouvrir un compte et d’attendre de recevoir le code SMS qui souvent n’arrive qu’après plusieurs essais ! Bonne chance…
Et vous quel outil utilisez-vous pour communiquer ? A quoi vous sert la visioconférence dans votre quotidien professionnel ? Laissez-nous vos commentaires en bas de page !
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