Grandeur et misère des outils de planning en entreprise !

Article rédigé par Audrey Lefebvre du blog de Stopilo – Collaboration Digital Collab & Le blog de Stopilo

Derrière toute réussite d’entreprise, il y a du génie, mais il y a aussi et surtout de l’organisation ! Raison pour laquelle la planification du travail est au cœur du réacteur, qu’il s’agisse de gérer des hommes, des machines, des chantiers ou des projets. Mais elle peut aussi être une tâche fastidieuse, faute de disposer du bon outil de planning !

Grandeur et misère des planning existants

Quand on interroge des dirigeants de TPE/PME sur ce qu’ils attendent d’un outil de planning, on constate deux choses. D’une part, les solutions logiciels propriétaires du marché sont trop chères et surdimensionnées par rapport à leurs besoins. D’autre part, les outils de planning habituels (Excel, tableau à fiches T, agenda en ligne…) sont accessibles, mais trop contraignants.

Au-delà des spécificités de leur secteur d’activité – industrie, artisanat, services – les besoins de ces dirigeants se recoupent pourtant sur des besoins essentiels :

• un planning hautement paramétrable, pour une adaptation parfaite à l’organisation,
• un planning facile à utiliser, pour une prise en main rapide par tous les collaborateurs,
• un planning professionnel mais abordable, pour un coût adapté aux besoins réels et aux capacités financières d’une petite entreprise.

Nombre de dirigeants continuent de se contenter des bons vieux classiques du planning, faute de trouver ce mouton à cinq pattes qui leur permettrait enfin d’optimiser leur productivité grâce à une gestion précise, fluide et plus collaborative de la charge de travail.

Maxime, ou les limites du planning à fiches T

Dirigeant de l’entreprise de tôlerie Dayplian, Maxime Millard utilise un planning à fiches T pour gérer sa chaîne de production. Fabrication home made, son tableau trône au centre de l’atelier, dans le brouhaha des machines et le va-et-vient continu de son équipe. Ultrasimple d’utilisation, Maxime reconnaît volontiers les qualités fonctionnelles de cet outil, largement utilisé dans la petite industrie. Et pourtant, difficile de construire le développement de son activité en misant sur cet outil :

« La principale difficulté pour nous, c’est de re-planifier facilement et rapidement les séquences de travail. Le tableau fiches T nous permet de pré-planifier les commandes, mais au moindre changement – et c’est notre lot quotidien puisque nous travaillons dans l’hyper-urgence – c’est le bazar pour transmettre et mettre à jour les infos en temps réel. »

Autre difficulté sur laquelle bute Maxime :

« Pour planifier la semaine de travail, notre tableau fiches T fonctionne. Mais, ça reste un outil physique, qui ne permet pas un partage de l’information entre la direction, l’équipe commerciale, le bureau d’étude et l’atelier. Ce qui fait qu’on a toujours le sentiment de piloter à vue, voire d’avancer à l’aveuglette. On sent qu’on a du boulot, mais on ne sait pas dire précisément où sont les entonnoirs et les points de blocage. Ce qui me manque, c’est une vision précise de la charge de travail sur chaque poste. »

De quoi rêve Maxime ? D’un planning numérique qui offrirait le meilleur du tableau à fiches T sans les inconvénients de mise à jour et de partage de l’information au sein de son organisation.

Sébastien, ou l’enfer d’Excel !

Responsable de production d’Inside, prestataire pour événementiel, Sébastien Honoré gère le planning d’intervention de sa vingtaine de techniciens avec Excel. Centralisant à la fois les informations clients, les disponibilités de ses équipes et transporteurs, son fichier est devenu une vraie usine à gaz :

Responsable de production d’Inside, prestataire pour événementiel, Sébastien Honoré gère le planning d’intervention de sa vingtaine de techniciens avec Excel. Centralisant à la fois les informations clients, les disponibilités de ses équipes et transporteurs, son fichier est devenu une vraie usine à gaz :

« Avec une moyenne de 10 à 15 prestations par semaine, les contraintes  de planning sont énormes pour moi. Centraliser mes données et coordonner de manière souple mes ressources humaines et matérielles, c’est le nerf de la guerre. Alors, avec un fichier Excel qui met parfois 5 à 10 minutes à s’ouvrir, c’est devenu l’enfer. Malgré mes efforts pour simplifier, le planning est chronophage, avec des pertes régulières d’infos et des problèmes de communication ».

Avec un tel enjeu sur la performance de sa gestion logistique et sur la réactivité de ses équipes, Sébastien ne peut plus se contenter du planning Excel, pourtant un grand classique dans les entreprises :

« Excel reste peu lisible. Je suis vite arrivé au bout de ses limites. D’abord, l’absence de partage. On ne peut intervenir sur le tableur qu’un seul à la fois. Comme j’ai besoin d’un accès permanent au planning, parce que les modifications sont monnaie courante, il est toujours ouvert sur mon poste. Résultat : je passe mon temps dessus, sans possibilité de collaborer. De plus, quand on gère du texte dans Excel, la mise à jour des données est longue et fastidieuse. »

De quoi rêve Sébastien ? D’un outil plus simple d’utilisation qui lui permettrait de diminuer le temps passé à la planification et de collaborer plus efficacement avec ses ressources humaines externes.

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Stopilo, le 1^er outil de planning co-designé avec TPE/PME

Partir des besoins réels des dirigeants de TPE/PME, et les associer à la conception de leur outil de planification idéal, c’est l’aventure dans laquelle s’est lancée la start-up roubaisienne Stopilo Planning  !

 

Planning connecté, Stopilo est le fruit d’un partenariat innovant entre un éditeur d’applications métiers – Passive Records  – et un cabinet conseil en stratégie – Aénéis . Un énième planning, me direz-vous ? Pas tout à fait, car Stopilo n’est pas sorti de la cuisse d’informaticiens, mais du jus de cerveau de dirigeants d’entreprise bien réels. Le cahier des charges fonctionnel de ce planning connecté a été confié à un groupe d’entrepreneurs basés dans les Hauts-de-France, issus des secteurs du bâtiment, de l’industrie et des services :

« On a volontairement mis autour de la table des entreprises de différents secteurs. Cela a permis de confronter des méthodes de planification très éloignées, et cependant concevoir un outil adapté à tous » – Vincent Touillet, gérant d’Aénéis.

Impliqués dans une démarche de co-design, ce sont des dirigeants de TPE/PME qui ont déterminé les fonctionnalités principales de leur outil de planning idéal. Une démarche qui a conduit à s’inspirer du meilleur des outils existants, et à utiliser la technologie pour lever leurs limites. Aujourd’hui encore, toutes les évolutions de Stopilo sont conçues et testées avec ses utilisateurs. La garantie que chaque nouveau développement est au service d’une meilleure ou plus rapide planification !

« Nous sommes tous tombés d’accord pour que les développeurs ne participent pas au cahier des charges, pour ne pas influencer. L’objectif était de travailler avec des dirigeants d’entreprise et de rester sur l’essentiel. Le pari était audacieux, mais on a réussi ! La plus belle victoire sera d’entendre de la bouche d’entrepreneurs que Stopilo est la solution qui leur manquait » – Nicolas Delbeke, gérant de Stopilo.

Résultat : une interface intuitive, qui reprend les codes du planning à fiches T. Un haut degré de paramétrage, laissant la liberté totale de créer ses propres créneaux horaires et d’adapter l’outil aux ressources de l’entreprise – humaines et/ou matérielles, internes et/ou externes. Un tableau de bord simple, permettant de mesurer – donc d’anticiper – la charge de travail sur chaque poste. Enfin, des fonctions de partage pour optimiser la communication interne tout en autonomisant vos équipes.

 

 

Après un test de deux mois, Maxime a définitivement adopté Stopilo Planning, et en a fait le pivot de son entreprise de tôlerie :

« Avec Stopilo, désormais quand mes équipes arrivent, chaque personne accède à son planning. Je n’ai plus besoin d’être présent, ni de faire des réunions d’équipe. Chacun gère son planning sur sa ressource, de la gestion commerciale à l’atelier en passant par le BE. Mon équipe est autonome. Stopilo est devenu un outil décisionnel partagé : chacun a la même info et accède à toute la chaîne de la commande. Et quand un client appelle, peu importe la personne qui répond, car tout le monde est capable de le renseigner sur les délais. »

De son côté, Sébastien a remisé son tableau Excel pour Stopilo. Aujourd’hui, il est heureux d’avoir pu diviser par trois le temps passé au planning :

 

« Avec Stopilo, je gère directement le booking des intervenants dans l’application. Sa fonction pouce levé / baissé était faite pour moi : je planifie mes besoins, et les techniciens peuvent directement me signaler leurs dispos grâce à un code simple. Je n’ai quasi plus besoin d’envoyer d’e-mail ou de téléphoner. C’est la première évolution technologique qui me fait gagner autant de temps ; du temps que je réinvestis directement dans la relation client. »

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